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Control Center 允许您启用工作流以及 版本控制(修订控制系统).工作流程让您可以在标签打印过程中设置额外的质量控制。工作流包括遵循工作流逻辑的连接步骤序列。每个工作流程都至少有一个起始步骤和一个最终步骤。当前步骤可能有一个或多个可能的提升步骤。

重要

[en] You must enable authentication in Control Center to use workflows.

使用工作流程,您可以跟踪标签文件的状态。

当您在工作流程中包含文件夹时,用户在请求标签文件时看到的修订版本取决于他们的访问角色权限。有关更多信息,请阅读 管理文件夹权限.

审批流程

重要

使能够 验证Control Center 使用审批程序。

批准步骤取决于您使用的工作流类型。 Control Center 为每个默认工作流设置工作流步骤的层次结构以及接下来允许哪些步骤。

您上传到启用工作流的文件夹中的文档存储的文件从 草稿 步。当作者完成他们的初始布局和标签内容后,他们将文件移动到下一步: 请求批准.配置后,审批者会收到有关分配给他们审查和批准的文件的电子邮件通知。审批人可以 拒绝 文件(这会通知作者进行更改)或批准它们。批准将文件移至 得到正式认可的 步。每个工作流都定义了可用的步骤以及从一个步骤到另一个步骤的转换。

注意

要成功发送通知电子邮件,您的电子邮件服务器必须列入白名单。

如果您的电子邮件服务器未列入白名单,则会出现以下错误:

值不能为空。 (参数“地址”)

将文件移动到 Approved 步骤可能需要用户再次提供登录凭据。以这种方式重新认证确认正确的用户仍然登录。两步标签生产批准流程默认包括此重新认证。

得到正式认可的 步骤(或 发表 某些工作流程中的步骤)是文件的最终状态。在标签获得批准和发布之前,您不能在生产中使用标签。操作员角色成员(或任何具有仅打印权限的用户)只能查看 得到正式认可的/发表 步。作者可以处理标签文件的新修订,但这些更改对仅打印用户不可见,直到他们的修订达到 得到正式认可的 状态。

注意

文件只对 操作员 在批准/发布时访问角色成员(打印操作员和仅打印用户)。

标签生产审批流程

此工作流使用标准审批流程。文档以草稿开始。准备就绪后,作者请求批准。审批人要么批准文件,要么拒绝它们。如果被拒绝,作者可以进行其他更改并再次请求批准。获得批准后,文档将自动发布。

操作员只能查看已发布的文档。操作员拥有仅打印权限,并且只能使用最新批准(和发布)的文档。如果文档存储中存在未经批准的修订,它们对打印操作员仍然不可见。

系统记录每个工作流程步骤的变化。当用户更改步骤时,他们必须输入强制性注释。

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两步标签生产审批流程

此工作流程类似于 标签生产审批流程 工作流程只有一个区别。此工作流启用两级审批流程。在文档被批准(和发布)之前,必须有两个独立的审批者审查和批准文档。只有在文档通过了两个批准步骤之后,它才会被发布。

注意

独立审批人必须登录 Control Center 作为唯一用户。

此流程可以配置为为审批流程的每个步骤定义两个单独的审批者(或两组多个审批者)。

  • 请求第一次批准:为“第一步”批准分配唯一用户。

  • 请求最终批准:为“第二步”审批分配唯一用户。

要达到批准状态,文档必须由两个组的唯一成员批准。

adm-workflows-workflow1.png

延迟发布的标签生产审批流程

此工作流程类似于 标签生产审批流程 工作流程有一个区别。此工作流程区分 得到正式认可的发表 状态。当文档被批准时,它在功能上是完整的,但还没有被打印操作员自动使用。在某些环境中,必须延迟执行进入最终发布状态的移动。该文档可能必须等到下一个工作班次,或者直到特定日期,例如公共假期之后,或者当生产订单需要新的标签设计时。您可以安排发布的未来日期和时间。

到已发布状态的转换可以手动完成,也可以由系统自动完成。状态 Approved 不是最终状态,但紧随其后的是:

  • 发表.在这种情况下,向已发布状态的转换由用户完成。

  • 预定发布.在这种情况下,系统在工作流中定义的日期和时间完成向已发布状态的转换。

在这两种情况下,步骤的更改都会记录到系统数据库中。

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启用工作流

如果您转到 行政 标签 > 版本控制和工作流程.放 文档存储工作流程启用.

  1. 前往 文件 标签。

  2. 选择要启用工作流控制的文件夹。

    23_enable_workflows.png
  3. 选择要为文件夹启用的选项。

    • 没有工作流程 禁用当前文件夹的工作流控制。

    • 使用父文件夹中的工作流.当您更改父文件夹上的工作流时,更改也适用于您的当前文件夹。

    • 选择工作流程 定义当前文件夹的工作流程。您可以选择内置工作流程或使用您自定义创建的工作流程。

将工作流程步骤分配给文件

工作流控制文件夹中的所有文件都分配给工作流步骤之一。

当您上传新文件或为现有文件夹启用工作流时,您的文件处于工作流的初始步骤。在内置工作流的情况下,例如 标签生产工作流程两步审批,初始步骤是 草稿.当您更改所选文件的工作流程步骤时,新步骤会自动分配给文档,例如, 请求批准.您只能将工作流步骤更改为工作流规则定义的下一步。

[en] You can change the workflow step if you right-click selected files to open the context menu., then click Change Workflow Step.

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将工作流程步骤更改为下一个可用步骤。在这种情况下从 草稿请求批准.

Control Center 允许您同时更改文件夹中多个文件的工作流程步骤。使用 <Ctrl> + 单击选择文件并右键单击打开上下文菜单。选择 工作流程步骤 选项将您的文件提升到下一个可用的工作流程步骤。

图 1. 

06_workflows2.png

[en] Changing workflow step to multiple files with selected preview.


将多个文件提升到下一个工作流程步骤有两个条件:

  • 所有选定的文件必须位于同一工作流程步骤中。

  • 无需签出任何文件。

当您的文件分配给 得到正式认可的 步骤,只打印用户可以访问它。仅打印用户通常是内置访问角色的成员 操作员,但您也可以创建自己的角色。

还可以允许仅打印用户在其他工作流程步骤中打印文件(在解决方案开发和测试的情况下)。去 用户管理 为用户更改或添加角色。

配置延迟发布

要启用延迟发布已批准的文件并安排文件发布:

  1. 将您的文件夹分配给 延迟发布的标签生产审批流程 工作流程。

    20_delayed1.png
    20_delayed2.png
  2. 通过工作流程处理您的文件,直到您到达 得到正式认可的 步。

    注意

    在这个过程中, 得到正式认可的 一步不是最后一步。要使您的文件能够打印,文件必须到达 发表 步。

  3. 右键单击您的文件并选择 工作流程步骤.

  4. 在里面 下一步 下拉菜单选择 预定发布.

    20_delayed3.png
  5. 选择 自动过渡时间 什么时候应该发布您的文档。

    20_delayed4.png
  6. 输入评论并点击 好的.

Control Center 监控所有计划的操作,并在定义的时间自动执行工作流步骤更改。

限制文件夹访问 审批人

在以下情况下,您可能需要更新审批者权限:

  • 您只希望一个审批者能够处理文件夹中的文档。如果你是会员 审批人 访问角色默认授予对所有文件夹的访问权限。

  • 审批者可以使用文件 文件夹 1,但不包含文件 文件夹 2.

解决方法是禁用文件访问 审批人 访问角色,然后通过将用户添加到其他角色来逐个允许访问。

更改工作流程步骤 请求批准得到正式认可的, 被拒绝,或任何其他定义的步骤:

  • 用户必须是 审批人 访问角色。

  • 审批人 访问角色必须具有读/写权限 文件 包含文件的存储文件夹 赞同 步。有关详细信息,请阅读该部分 管理文件夹权限。

注意

如果您想批准或拒绝文件,但您不是 审批人,您也可以批准或拒绝文件,但您应该是 行政人员 角色。

为了限制 审批人访问角色 从您的文件夹中:

  1. 登录到 Control Center 作为管理员。

  2. 前往 行政 标签 > 访问角色.

  3. 点击 +添加.这 创建新的访问角色 窗口打开。

  4. 输入新角色的名称,例如, 选择性访问,然后向下滚动到 此角色的用户 并添加用户。点击 节省.

  5. 展开 审批人 角色并确保用户来自 选择性访问 角色也是 审批人 角色。

  6. 右键单击要更改访问权限的文件夹,然后选择 文件夹权限.

  7. 更新 审批人 角色,通过禁用所有权限,然后编辑 选择性访问 通过启用 Workflows 权限来扮演角色。

仅有的 选择性访问 角色成员现在可以批准您文件夹中的文件。 审批人 角色成员无权访问此文件夹。

[en] Changing Workflow Steps Transitions Permissions

[en] You can add or remove Access Roles that can make transitions between workflow steps.

[en] To change the permissions:

  1. [en] Go to the Administration tab > Versioning and Workflows.

  2. [en] In the Workflows section click the workflow where you want to change the permissions.

  3. [en] The Steps window opens. Double-click the arrow (transition) where you want to change the permissions.

  4. [en] Add or remove Access roles.

    14_transitions.png
  5. [en] Click Save.

[en] Your Workflow steps transitions permissions are now changed.

创建自定义工作流程

Control Center 允许您创建新的自定义工作流程。使用自定义工作流程来匹配贵公司标签流程的具体情况。

在您决定创建和使用自定义工作流程之前,请分析您的标签流程和内置 Control Center 首先是工作流。考虑以下三个可用选项:

  • 引入全新的工作流程.在这种情况下,您正在从头开始创建新的工作流程。尽管这是最灵活的选项,但在开始构建工作流程之前,请确保您足够了解您的审批流程。这可以节省您的时间并帮助您消除潜在的未来错误。

  • 编辑内置工作流程。 在这种情况下,我们建议您复制和自定义最合适的内置工作流程。由于已配置重复工作流中的步骤,您只需进行必要的更改以使工作流步骤适应您的标签审批流程。

  • 尝试重新设计标签流程并将其与内置工作流程相匹配。此选项可确保您选择的工作流程从一开始就经过全面测试和功能。

在开始创建或编辑工作流之前,请熟悉工作流编辑器中使用的术语:

  • 脚步:每个工作流程都包含一个或多个称为步骤的阶段。在审批过程中,您的文档会经过预定义的审批步骤。您可以创建、命名和排序您的步骤,然后为每个步骤分配状态。

  • 状态: 状态决定了您可以在工作流程步骤中对文档执行的操作。国家包括 在职的, 锁定, 和 发表 (看 以下 有关状态的详细描述)。分配给自定义工作流程步骤的用户只能使用您分配给步骤的状态。

  • 过渡:您可以通过过渡控制工作流程的方向。例如,当审阅者拒绝某人的更改时,您可以将该文档返回给提交者,或将其转发给其他审阅者。除了您的初始步骤之外,所有步骤都可以向前或向后过渡。

  • 延迟发布:工作流程可以包含自动转换文档表单的定时审批 得到正式认可的 踏上 发表 在您选择的时间。

  • 在此步骤中通知谁:您可以控制每个工作流程步骤的电子邮件通知。

  • 启用的工作流程:您可以打开和关闭工作流程。所有工作流程都需要 版本控制 被启用。

注意

要创建自定义工作流,您必须是 行政 访问角色。

要创建新工作流:

  1. 行政 > 版本控制和工作流程.

  2. 如果要添加新的自定义工作流程,请单击 添加.新工作流程的编辑窗口打开。

    如果您要基于现有工作流之一添加自定义工作流,请选择现有工作流并单击 复制.复制工作流的编辑窗口打开。除了已配置的步骤外,其他配置步骤与新工作流的配置步骤相同。

  3. 注意

    此步骤仅在内部部署中可用 Control Center.

  4. 添加和配置您的工作流程步骤。点击 添加步骤 在里面 脚步 字段以添加新步骤。要编辑现有工作流程步骤,请单击该步骤,然后单击 编辑.

    • 键入 步骤名称.

    • 选择 文件状态更改为 对于这一步:

      • 进行中(工作):审阅者可以签入、签出和更改文档。当您期望对文档进行多项更改(例如草稿、一级批准等)时,请将此状态用于较早的批准步骤。

      • 批准中(锁定): 文档在此状态下是只读的。审阅者只能审阅文档。使用此状态可在当前步骤中保持文档不变。例如,在请求批准时。

      • 已发布(锁定):所有访问角色的所有成员都可以看到文档。当文档准备好在生产中使用时使用此状态。

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    • 将您的第一个工作流程步骤设置为 初始步骤.您只能将一个步骤定义为初始步骤。

    • 需要登录(电子签名) 是一项额外的安全措施,可防止未经授权的用户更改工作流程步骤。

      启用后 电子签名,授权将文档提升到下一个工作流程步骤的用户必须再次进行身份验证 Control Center 证书。

      注意

      在进行身份验证时 电子签名,您的会话保持打开状态。认证成功后,您可以继续推广您的文档。

    • 允许设置主要修订:如果您的文档在前面的工作流程步骤中有次要版本,则升级会将当前(次要)修订号更改为主要修订。

      如果您启用该选项,则此选项不可用 仅使用主要修订号.检查其状态 行政 > 版本控制和工作流程.阅读更多内容 版本控制和工作流程.

      例 11. 例子

      “草稿”步骤中文档的修订号为 3.2。将文档提升到“请求批准”步骤后,其修订号变为 4.0。


    • 通知电子邮件.当文档到达工作流程步骤时,列出的用户会收到一封包含文档链接的电子邮件。

      注意

      如果您一次更改多个文档的工作流程步骤,列出的收件人会收到一封通知电子邮件。该邮件包含所有相关文件的链接。

    • 对于每个工作流程步骤,您可以使用以下方式定义在文档到达当前步骤后哪些用户会收到通知电子邮件 允许进行转换的人选择收件人 选项。

    为您计划的所有工作流程步骤重复配置。新步骤列在 脚步 您的新工作流程。点击 创造 完成后在右上角。

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  5. 要将通知电子邮件发送给应被告知工作流程更改的用户,请单击 SMTP 设置.

  6. 定义工作流程的步骤后,定义如何将文档提升到下一个工作流程步骤。转换允许您定义文档的升级选项:批准、拒绝和发布前的时间延迟。点击 添加过渡 定义到工作流程中下一步的过渡。这 添加工作流程步骤过渡 窗口打开。定义您的步骤顺序,谁可以进行转换、延迟发布和多次批准。

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  7. 定义自定义工作流程后,您可以将此工作流程应用到您的 文件 与应用内置工作流的方式相同。见部分 启用工作流 详情。

  8. 如果您想删除您的工作流程,请确保您的 文件 使用工作流或其任何步骤。

    如果在删除您的工作流程时出现错误或警告,请先尝试删除各个步骤。删除正在使用的工作流程步骤时,警告会显示使用您尝试删除的工作流程步骤的文件的名称。

    注意

    您不能删除内置工作流。