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Control Center consente di abilitare i flussi di lavoro insieme a Versioning (sistema di controllo delle revisioni). I flussi di lavoro consentono di impostare controlli qualità aggiuntivi nel processo di stampa di etichette. I flussi di lavoro includono sequenze di passi collegati che seguono la logica del flusso di lavoro. Ciascun flusso di lavoro ha almeno un passo iniziale e un passo finale. Dal passo corrente potrebbero derivare uno o più passi di promozione possibili.

Importante

Attivare Autenticazione in Control Center per utilizzare i flussi di lavoro.

Usando i flussi di lavoro è possibile rilevare lo stato dei file di etichetta.

Quando si includono cartelle nel processo del flusso di lavoro, le revisioni che gli utenti vedono quando richiedono file di etichette dipendono dai privilegi del ruolo di accesso di cui dispongono. Per ulteriori informazioni, leggere Gestione delle autorizzazioni delle cartelle.

Nota

Con la licenza Essentials di NiceLabel Cloud, è possibile utilizzare solo il Flusso di lavoro del processo di approvazione della produzione di etichette integrato. Non è possibile modificare questo flusso di lavoro o utilizzare altri flussi di lavoro.

Processo di approvazione

Importante

Attivare Autenticazione in Control Center per utilizzare il processo di approvazione.

I passi di approvazione dipendono dal tipo di flussi di lavoro utilizzati. Control Center imposta la gerarchia dei passi del flusso di lavoro per ciascun flusso di lavoro predefinito e quali passi sono consentiti successivamente.

I file caricati nell’Archivio documenti, nelle cartelle abilitate per il flusso di lavoro iniziano con il passo Bozza. Quando gli autori completano il layout iniziale e il contenuto dell'etichetta, spostano il file al passo successivo: Richiesta approvazione. Al termine della configurazione, gli approvatori ricevono notifiche e-mail per i file a cui sono assegnati per la revisione e l'approvazione. Gli approvatori possono Rifiutare i file (in tal modo, gli Autori vengono avvisati di apportare le modifiche) o approvarli. L'approvazione sposta i file al passo Approvato. Ciascun flusso di lavoro definisce i passi e le transizioni disponibili da un passo all'altro.

Nota

Per inviare correttamente le e-mail di notifica, il tuo server e-mail deve essere inserito nella whitelist.

Se il tuo server di posta elettronica non è nella whitelist, si verifica il seguente errore:

Il valore non può essere nullo. (Parametro 'indirizzo')

Lo spostamento dei file al passo Approvato potrebbe far sì che gli utenti debbano specificare di nuovo le credenziali di accesso. Rieseguendo l'autenticazione in questo modo è possibile verificare che gli utenti corretti siano ancora connessi. Per impostazione predefinita, il processo di approvazione della produzione di etichette in due passi include la riautenticazione.

Il passo Approvato (oppure Pubblicato, in alcuni flussi di lavoro) è lo stato finale dei file. Non è possibile usare le etichette nella produzione fino a quando non sono state approvate e pubblicate. I membri del ruolo Operatore (o qualsiasi utente con le autorizzazioni di sola stampa) possono vedere solo i file presenti nel passo Approvato/Pubblicato. Gli autori possono lavorare alle nuove versioni dei file di etichetta, ma le modifiche non saranno visibili per gli utenti della sola stampa fino a quando le versioni non avranno raggiunto lo stato Approvato.

Nota

I file diventano visibili solo ai membri del ruolo di accesso Operatore (operatori di stampa e utenti della sola stampa) quando vengono approvati/pubblicati.

Processo di approvazione della produzione di etichette

Questo flusso di lavoro utilizza processi di approvazione standard. Nella fase iniziale, i documenti sono bozze. Quando sono pronti, gli autori richiedono l'approvazione. Gli approvatori approvano i documenti o li rifiutano. In caso di rifiuto, gli autori possono apportare ulteriori modifiche e chiedere di nuovo l'approvazione. Una volta approvati, i documenti vengono pubblicati automaticamente.

Gli operatori possono vedere solo i documenti pubblicati. Gli operatori dispongono delle autorizzazioni di sola stampa e possono usare solo gli ultimi documenti approvati (e pubblicati). Se in Archivio documenti sono presenti delle reversioni non approvate, esse restano invisibili agli operatori di stampa.

Il sistema documenta ciascuna modifica ai passaggi del flusso di lavoro. Quando gli utenti modificano i passaggi devono immettere commenti obbligatori.

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Processo di approvazione della produzione di etichette in due passi

Questo flusso di lavoro è simile al flusso di lavoro del processo di approvazione della produzione dell'etichetta, con un'unica differenza. Questo flusso di lavoro consente di eseguire il processo di approvazione a due livelli. Prima che il documento venga approvato (e pubblicato) due approvatori indipendenti devono rivederlo e approvarlo. Il documento verrà pubblicato solo dopo che avrà superato entrambi i passi di approvazione.

Nota

Gli approvatori indipendenti devono aver eseguito l'accesso al Control Center come utenti univoci.

Questo processo può essere configurato per avere due approvatori separati (o due gruppi di approvatori multipli) definiti per ciascun passaggio del processo di approvazione.

  • Richiedi prima approvazione: assegna utenti univoci per l'approvazione di "primo passo".

  • Richiedi approvazione finale: assegna utenti univoci per l'approvazione di "secondo passo".

Per raggiungere lo stato di approvazione, il documento deve essere approvato da un membro unico o da entrambi i gruppi.

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Processo di approvazione della produzione di etichette con pubblicazione ritardata

Questo flusso di lavoro è simile a quello del processo di approvazione della produzione dell'etichetta, con una differenza. Questo flusso di lavoro fa la differenza tra gli stati Approvato e Pubblicato. Quando il documento è stato approvato, esso è funzionalmente completo, ma non viene usato automaticamente dagli operatori di stampa. In alcuni ambienti, il passaggio allo stato Pubblicato finale deve essere eseguito con un certo ritardo. Il documento potrebbe dover attendere fino al turno di lavoro successivo o fino a una data specifica, come per esempio dopo le festività pubbliche oppure quando un ordine di produzione richiede nuovi progetti di etichette. Affinché la pubblicazione si verifichi, è possibile pianificare la data e l'ora future.

La transizione allo stato Pubblicato può essere eseguita manualmente o automaticamente dal sistema. Lo stato Approvato non è uno stato finale, ma è seguito da:

  • Pubblicato. In questo caso, la transizione allo stato Pubblicato viene completata dall'utente.

  • Pubblicazione pianificata. In questo caso, la transizione allo stato Pubblicato viene completata dal sistema alla data e all'ora definiti nel flusso di lavoro.

In entrambi i casi, il cambiamento del passaggio viene registrato nel database di sistema.

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Attivazione dei flussi di lavoro

I flussi di lavoro vengono attivati andando sulla scheda Amministrazione > Controllo della versione e flussi di lavoro. Impostare i Flussi di lavoro per l’archivio documentisu Attivati.

  1. Andare alla scheda Documenti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella in cui si desidera abilitare il controllo del flusso di lavoro, quindi fare clic su Imposta flusso di lavoro

    23_enable_workflows.png
  3. Selezionare l'opzione da attivare per la cartella.

    • Nessun flusso di lavoro disabilita il controllo del flusso di lavoro per la cartella corrente.

    • Eredita il flusso di lavoro dalla cartella principale. Quando si modifica il flusso di lavoro nella cartella principale, la modifica si applica anche alla cartella corrente.

    • Seleziona flusso di lavoro definisce il flusso di lavoro per la cartella corrente. È possibile selezionare i flussi di lavoro incorporati oppure utilizzare il flusso di lavoro personalizzato.

Assegnazione ai file o alle cartelle dei passi del flusso di lavoro

Tutti i file nelle cartelle controllate dal flusso di lavoro vengono assegnati a uno dei passi del flusso di lavoro.

Quando si carica un nuovo file o si attiva un flusso di lavoro nella cartella esistente, il file si trova sul passo iniziale del flusso di lavoro. Nel caso delle procedure incorporate, come Flusso di lavoro produzione etichetta e Approvazione in due passi, il passo iniziale è Bozza. Quando si cambia il passo del flusso di lavoro per i file o le cartelle selezionate, il nuovo passo viene assegnato automaticamente ai documenti, per esempio Richiedi approvazione. È possibile modificare solo il passo del flusso di lavoro nei passi successivi come definito dalle regole del flusso di lavoro.

È possibile modificare il passo del flusso di lavoro facendo clic con il pulsante destro del mouse sui file selezionati per aprire il menu a scelta rapida, quindi fare clic su Modifica passaggio del flusso di lavoro.

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Passaggio del flusso di lavoro al passo successivo disponibile. In questo caso, da Bozza a Richiesta approvazione.

Control Centerconsente di modificare contemporaneamente il passo del flusso di lavoro per più file o cartelle. Selezionare i file o le cartelle e fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu di scelta rapida. Selezionare l’opzione Modifica passo flusso di lavoro per promuovere i file al passo successivo del flusso di lavoro disponibile.

Figura 1. 

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Modifica del passo del flusso di lavoro in più file con l'anteprima selezionata.


Esistono due condizioni per promuovere più file o cartelle al passo successivo del flusso di lavoro:

  • Tutti i file o le cartelle selezionati devono trovarsi sullo stesso passo del flusso di lavoro.

  • Nessuno dei file o delle cartelle non deve essere stato estratto.

Quando il file o la cartella è assegnato/a al passo Approvato, possono accedervi gli utenti di sola stampa. Di solito gli utenti di sola stampa sono membri del ruolo di accesso integrato Operatore, ma si possono anche creare dei ruoli personalizzati.

Gli utenti di sola stampa possono inoltre essere autorizzati a stampare file in altri passi del flusso di lavoro (in caso di sviluppo e test della soluzione). Andare a Gestione utente per modificare o aggiungere ruoli agli utenti.

Configurazione della pubblicazione ritardata

Per abilitare la pubblicazione ritardata dei file approvati e pianificare la pubblicazione dei file:

  1. Assegnare la cartella al processo del flusso di lavoro Processo di approvazione della produzione di etichette con pubblicazione ritardata.

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  2. Elaborare i file attraverso il processo del flusso di lavoro fino a raggiungere il passo Approvato.

    Nota

    In questo processo, il passo Approvato non è il passo finale. Per abilitare i file alla stampa, i file devono raggiungere il passo Pubblicato.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui file selezionati e fare clic su Modifica passo flusso di lavoro.

  4. Nel menu a discesa Passo successivo, selezionare Pubblicazione pianificata.

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  5. Scegliere Tempo di transizione automatico quando il documento dovrebbe essere pubblicato.

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  6. Inserire il commento e fare clic su Modifica passo flusso di lavoro.

Control Center monitora tutte le azioni pianificate ed esegue automaticamente le modifiche ai passi del flusso di lavoro all'ora definita.

Limitazione dell'accesso alle cartelle per gli Approvatori

Si potrebbe voler aggiornare i privilegi dell'Approvatore quando:

  • Si desidera che un solo approvatore sia in grado di lavorare con i documenti in una cartella. Per impostazione predefinita, essere membro del ruolo di accesso Approvatore assicura l'accesso a tutte le cartelle.

  • L’Approvatore può lavorare con i file in Cartella1, ma non con i file in Cartella2.

La soluzione consiste nel disabilitare l'accesso ai file al ruolo di accesso Approvatore e quindi consentire l'accesso caso per caso aggiungendo utenti ad altri ruoli.

Per cambiare il passo del flusso di lavoro da Richiedi approvazione ad Approvato, Rifiutato o a qualsiasi altro passo definito:

  • L'utente deve essere membro del ruolo di accesso Approvatore.

  • Il ruolo di accesso Approvatore deve avere le autorizzazioni di lettura/scrittura per la cartella di archiviazione Documentiche contiene i documenti nel passo di Approvazione. Per dettagli, leggere la sezione Gestione autorizzazioni della cartella.

Nota

Se si desidera approvare o respingere dei documenti e non si è l’Approvatore, è possibile approvare o respingere documenti, però bisognerebbe essere membro del ruolo di Amministratore.

Per limitare il Ruolo di accesso dell’Approvatore dalla propria cartella:

  1. Accedere a Control Center come amministratore.

  2. Andare sulla scheda Utenti > Ruoli di accesso.

  3. Fare clic su Aggiungi. Si apre la finestra Crea nuovo ruolo di accesso.

  4. Digitare il nome di un nuovo ruolo, per esempio, Accesso selettivo, quindi far scorrere fino a Utenti in questo ruolo e aggiungere degli utenti. Fare clic su Salva.

  5. Espandere il ruolo di Approvatore e assicurarsi che gli utenti del ruolo Accesso selettivo sono anche membri del ruolo Approvatore.

  6. Modificale autorizzazioni delle cartelle nelle cartelle in cui si desidera limitare l'accesso alle cartelle.

  7. Aggiornare il ruolo Approvatore, disabilitando tutti i permessi, quindi editare il ruolo Accesso selettivo attivando i permessi dei flussi di lavoro.

Solo i membri del ruolo Accesso selettivo possono approvare i file nella cartella ora. I membri del ruolo Approvatore non hanno accesso a questa cartella.

Modifica delle autorizzazioni di transizione dei passi del flusso di lavoro

È possibile aggiungere o rimuovere Ruoli di accesso che possono effettuare transizioni tra i passi del flusso di lavoro.

Per modificare le autorizzazioni:

  1. Andare sulla scheda Amministrazione > Controllo delle versioni e flussi di lavoro.

  2. Nella sezione Flussi di lavoro fare clic sul flusso di lavoro in cui si desidera cambiare le autorizzazioni.

  3. Si aprirà la finestra Passi. Fare doppio clic sulla freccia (transizione) in cui si desidera modificare le autorizzazioni.

  4. Aggiungere o rimuovere Ruoli di accesso.

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  5. Fare clic su Salva.

Le autorizzazioni per le transizioni dei passi del flusso di lavoro sono state ora modificate.

Creazione di flussi di lavoro personalizzati

Control Center consente di creare nuovi flussi di lavoro personalizzati. Utilizzare flussi di lavoro personalizzati per soddisfare le specifiche del processo di etichettatura nell'azienda.

Prima di decidere di creare e utilizzare flussi di lavoro personalizzati, analizzare prima il processo di etichettatura e i flussi di lavoro Control Center integrati. Prendere in considerazione queste tre opzioni disponibili:

  • Introdurre un flusso di lavoro completamente nuovo. In questo caso si sta creando un nuovo flusso di lavoro partendo da zero. Anche se questa è l'opzione più flessibile, assicurarsi di conoscere il processo di approvazione abbastanza bene prima di iniziare a costruire un flusso di lavoro. Ciò consente di risparmiare tempo ed evitare i potenziali errori futuri.

  • Modificare i flussi di lavoro incorporati. In questo caso, si consiglia di duplicare e personalizzare il flusso di lavoro integrato più appropriato. Poiché i passi di un flusso di lavoro duplicato sono già configurati, è sufficiente apportare le modifiche necessarie per adattarli al processo di approvazione delle etichette.

  • Provare a riprogettare e abbinare il processo di etichettatura con i flussi di lavoro integrati. Questa opzione fa in modo che i flussi di lavoro selezionati siano completamente testati e siano funzionali fin dall'inizio.

Prima di iniziare a creare o modificare i flussi di lavoro, familiarizzarsi con i termini utilizzati nell'editor dei flussi di lavoro:

  • Passi: Ciascun flusso di lavoro contiene una o più fasi, chiamate passi. Durante il processo di approvazione, i documenti passano attraverso i passi di approvazione predefiniti. È possibile creare, denominare e ordinare i passaggi, quindi assegnare stati a ciascun passo.

  • Stati: Stati determina ciò che si può fare con un documento durante un passo di flusso di lavoro. Stati include In funzione, Bloccato, e Pubblicato (per una descrizione dettagliata degli stati, vedere di seguito). Gli utenti assegnati a passi del flusso di lavoro personalizzati possono usare solo gli stati assegnati ai passi.

  • Transizioni: È possibile controllare la direzione del flusso di lavoro con le transizioni. Per esempio, quando un revisore rifiuta le modifiche di qualcuno, è possibile rimandare il documento al mittente oppure inoltrarlo a un revisore diverso. Tutti i passi possono andare in avanti o all’indietro, ad eccezione del passo iniziale.

  • Pubblicazione ritardata: I flussi di lavoro possono contenere approvazioni a tempo che trasferiscono automaticamente i documenti dal passo Approvato al Pubblicato al momento scelto.

  • Chi notificare in questo passo: È possibile controllare chi riceve notifiche e-mail per ogni passo del flusso di lavoro.

  • Flussi di lavoro attivati: È possibile commutare i flussi di lavoro. Tutti i flussi di lavoro richiedono l’attivazione di Versioning (controllo della versione).

Nota

Per creare flussi di lavoro personalizzati, è necessario disporre di un ruolo di accesso di Amministrazione.

Per creare un nuovo flusso di lavoro:

  1. Andare su Amministrazione > Controllo delle versioni e flussi di lavoro.

  2. Se si sta aggiungendo un nuovo flusso di lavoro personalizzato, fare clic su Aggiungi. Si apre la finestra di modifica relativa a un nuovo flusso di lavoro.

    Se si sta aggiungendo un flusso di lavoro personalizzato basato su uno dei flussi di lavoro esistenti, selezionare il flusso di lavoro esistente e fare clic su Duplica. Si apre la finestra di modifica relativa a un flusso di lavoro duplicato. Gli ulteriori passi di configurazione sono gli stessi di un nuovo flusso di lavoro ad eccezione dei passi già configurati.

  3. Nota

    Questo passo è disponibile solo in locale Control Center.

  4. Aggiungere e configurare i passi del flusso di lavoro. Fare clic su Aggiungi passo nel campo Passi per aggiungere nuovi passi. Per modificare un passo del flusso di lavoro esistente, fare clic sul passo e fare clic su Modifica.

    • Digitare il Nome passo.

    • Selezionare Modifiche allo stato del file per questo passo:

      • In corso (funzionante): I revisori possono fare il check in, check out e modificare il documento. Utilizzare questo stato per i passi di approvazione precedenti, quando si prevedono modifiche multiple al documento, come la bozza, l'approvazione di primo livello, ecc.

      • In corso di approvazione (bloccato): Il documento è di sola lettura in questo stato. I revisori possono solo rivedere il documento. Utilizzare questo stato per mantenere invariati i documenti nel passo corrente. Per esempio, quando si richiede l'approvazione.

      • Pubblicato (bloccato): Tutti i membri di tutti i ruoli di accesso possono visualizzare i documenti. Utilizzare questo stato quando i documenti sono pronti per l'uso in produzione.

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    • Impostare il primo passo del flusso di lavoro, come Passo iniziale. Come passo iniziale è possibile definire un solo passo.

    • Accesso richiesto (Firma elettronica) è una misura di sicurezza aggiuntiva che impedisce agli utenti non autorizzati di apportare modifiche ai passi del flusso di lavoro.

      Dopo aver attivato la Firma elettronica, gli utenti autorizzati ad alzare di livello i documenti fino al passaggio del flusso di lavoro successivo devono autenticarsi di nuovo con le credenziali Control Center.

      Nota

      Durante l'autenticazione con la firma elettronica, la sessione rimane aperta. Dopo aver eseguito con successo l'autenticazione, è possibile continuare a promuovere il documento.

      Nota

      La firma elettronica in NiceLabel Cloud funziona solo con gli account Microsoft.

    • Consentire l'impostazione della revisione principale: Se il documento era dotato di una versione secondaria nel passo del flusso di lavoro precedente, la promozione trasforma il numero di revisione corrente (secondaria) in una revisione principale.

      Questa opzione non è disponibile se si attiva l'opzione Usa solo numeri revisione principale. Controllare il suo stato in Amministrazione > Controllo delle versioni e flussi di lavoro. Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione Controllo delle versioni e flussi di lavoro.

      Esempio 11. Esempio

      Il numero di versione del documento nel passaggio "Bozza" era 3.2. Dopo aver promosso il documento al passaggio "Richiedi approvazione", il relativo numero di versione diventa 4.0.


    • E-mail di notifica. Quando un documento raggiunge il passo del flusso di lavoro, gli utenti elencati ricevono un’e-mail con il collegamento al documento.

      Nota

      Se si modifica il passaggio del flusso di lavoro per più documenti contemporaneamente, i destinatari elencati ricevono un'unica e-mail di notifica. L'e-mail include i collegamenti a tutti i documenti pertinenti.

    • Per ciascun passo del flusso di lavoro è possibile definire quali utenti ricevono le e-mail di notifica dopo che un documento ha raggiunto il passo corrente utilizzando l’opzione Consenti alla persona che effettua una transizione di scegliere i destinatari.

    Ripetere la configurazione per tutti i passi del flusso di lavoro pianificato. I nuovi passi sono elencati nei Passi del nuovo flusso di lavoro. Fare clic su Crea nell’angolo in alto a destra una volta concluso.

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  5. Se si prevede di inviare e-mail di notifica agli utenti che devono essere informati sui cambiamenti dei flussi di lavoro, fare clic su Impostazioni SMTP.

  6. Dopo aver definito i passaggi del flusso di lavoro, è necessario definire anche come promuovere i documenti al passo successivo del flusso di lavoro. La transizione consente di definire le opzioni di promozione dei documenti: approvazioni, rifiuti e ritardi prima della pubblicazione. Fare clic su Aggiungi transizione per definire la transizione al passo successivo nel flusso di lavoro. Si apre la finestra Aggiungi transizione del passaggio del flusso di lavoro. Definire l'ordine dei passi, chi può effettuare transizioni, pubblicazione ritardata e approvazioni multiple.

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  7. Dopo aver definito un flusso di lavoro personalizzato, è possibile applicare questo flusso di lavoro in Documenti di archiviazione nello stesso modo in cui si applicano i flussi di lavoro integrati. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Attivazione dei flussi di lavoro.

  8. Se si desidera eliminare il flusso di lavoro, assicurarsi che nessuno dei file nei Documenti utilizzi il flusso di lavoro o qualsiasi dei suoi passaggi.

    Se si verifica un errore o un avviso durante l'eliminazione del flusso di lavoro, provare prima a eliminare i singoli passaggi. Quando si elimina il passo del flusso di lavoro utilizzato, un avviso visualizza i nomi dei file che utilizzano il passo del flusso di lavoro che si sta tentando di eliminare.

    Nota

    Non è possibile eliminare i flussi di lavoro incorporati.