Gestire le autorizzazioni delle cartelle quando si vuole limitare l'accesso a determinate cartelle in Documenti a gruppi specifici di utenti. È possibile personalizzare le autorizzazioni di accesso per le cartelle e le sottocartelle in base a ruoli di accesso specifici e applicarle a tutti i membri del ruolo.
Nota
Per il Control Center in locale, è necessario prima abilitare l’Autenticazione.
Se non si abilita l'autenticazione, il Control Center applica le autorizzazioni predefinite. Tutti gli utenti dispongono di autorizzazioni complete su tutte le cartelle archiviate in Documenti.
Queste regole definiscono le autorizzazioni delle cartelle inDocumenti:
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Impostare le autorizzazioni delle cartelle per le cartelle insieme ai ruoli di accesso. Gli utenti possono essere membri di più ruoli che influiscono sulle autorizzazioni di lettura, scrittura, modifica ed eliminazione nell'Archivio documenti.
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Tutte le autorizzazioni impostate per una cartella si applicano sia al contenuto della cartella che alle sottocartelle.
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Le sottocartelle ereditano le autorizzazioni dalle cartelle principali oppure è possibile impostare autorizzazioni personalizzate per ciascuna sottocartella.
Quando alle cartelle si applicano processi di flusso di lavoro specifici, si applicano queste regole aggiuntive:
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Se si dispone dell'accesso di sola lettura a una cartella, è possibile leggere solo l'ultima versione approvata e pubblicata per i file. Se i file non sono ancora pubblicati/approvati, non è possibile leggerli.
Nota
Gli utenti degli ambienti di produzione devono avere un accesso di sola lettura per far sì che vedano solo le versioni approvate e pubblicate.
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Quando si dispone dell'accesso completo alle cartelle (autorizzazioni di lettura e scrittura), è possibile leggere qualsiasi versione di file.
Nota
È possibile gestire i permessi delle cartelle se si accede al Control Center come Amministratore.
I permessi delle cartelle dipendono dai Ruoli di accesso.
È possibile impostare le autorizzazioni per le cartelle modificando i Ruoli di accesso.
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Andare alla scheda Utenti > Ruoli di accesso e fare clic su un ruolo per personalizzarlo nell'elenco.
Nota
Se si desidera aggiungere un nuovo ruolo, fare clic su Aggiungi e seguire i passi seguenti.
Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di Ruoli di accesso, si veda un argomento dedicato.
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Andare alla finestra Autorizzazioni per questo ruolo > scheda Documenti per impostare i permessi generali e predefiniti per tutte le cartelle.
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Per impostare autorizzazioni personalizzate per cartelle o sottocartelle specifiche, passare a Autorizzazioni documenti personalizzate.
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Selezionare una cartella e fare clic su Personalizza.
Control Center apre la finestra di dialogo Personalizza autorizzazioni per la cartella selezionata.
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Fare clic su un'autorizzazione di archivio o flusso di lavoro specifica per applicarla al ruolo e alla cartella corrispondente.
Nota
Le impostazioni del ruolo di accesso modificate per questa cartella si applicano a tutti gli utenti assegnati con questo ruolo di accesso.
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Fare clic su Personalizza.
Le autorizzazioni impostate per questo ruolo e cartella ora sono visualizzate nella finestra di dialogo Autorizzazioni personalizzate di Autorizzazioni documento personalizzato.
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Fare clic su Salva per salvare le impostazioni e continuare a lavorare.
Le autorizzazioni per le cartelle personalizzate impostate vengono salvate e ora si applicano a tutti i membri del ruolo di accesso.
Nota
Per il Control Center in locale è necessaria l’abilitazione della licenza Enterprise e dell'Autenticazione.
Rimozione delle autorizzazioni da un file
Se durante il suo ciclo di vita un file di etichetta o soluzione diventa obsoleto, la rimozione delle autorizzazioni consente di renderlo non disponibile per gli utenti di sola lettura. La rimozione delle autorizzazioni consente di eliminare i file obsoleti non necessari dall’Archivio documenti. L’opzione di Rimozione delle autorizzazioni nasconde semplicemente il file obsoleto e, se necessario, lo rende di nuovo disponibile utilizzando la riattivazione delle autorizzazioni.
La rimozione/riattivazione delle autorizzazioni è disponibile solo se si attiva Flussi di lavoro e Controllo delle versioni.
Per rimuovere l'autorizzazione da un file nell’Archivio documenti:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file per visualizzare il menu di scelta rapida e fare clic su Rimuovi autorizzazione. Viene visualizzata la finestra di conferma.
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Fare clic su OK per continuare. Si apre la finestra di conferma. Digitare il motivo per cui si sta rimuovendo l'autorizzazione dal file.
Dopo la rimozione delle autorizzazioni dal file, l’icona del file viene aggiornata:
. Questa icona indica che il file non è più visibile agli utenti di sola lettura.
Nota
Le autorizzazioni per un file possono essere rimosse anche se i file non sono attualmente pubblicati. Questa opzione è disponibile anche per i file che sono ancora in fase di approvazione o non sono stati pubblicati in passato.
Riattivazione delle autorizzazioni dei file:
Se si decide di rendere nuovamente visibile il file da cui sono state rimosse le autorizzazioni, utilizzare l’opzione di riattivazione delle autorizzazioni:
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Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento per visualizzare il menu di scelta rapida e fare clic su Riattiva autorizzazioni.
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Si apre la finestra di conferma. Digitare il motivo per cui si sta riattivando l'autorizzazione dal file. Il file è di nuovo visibile per i membri dei ruoli di accesso in possesso di privilegi di sola lettura.
Nota
È possibile visualizzare gli eventi di rimozione/riattivazione delle autorizzazioni e i relativi dettagli nella Control Center Cronologia.
Per impostazione predefinita, i membri dei ruoli di accesso Amministratore e Approvatore dispongono dell'autorizzazione per rimuovere i file. Per consentire ad altri ruoli di accesso di eseguire la rimozione delle autorizzazioni:
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Andare su Amministrazione > Ruoli di accesso.
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Selezionare il ruolo di accesso.
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In Autorizzazioni per questo ruolo andare alla scheda Documenti.
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In Autorizzazioni documento predefinito > Flussi di lavoro attivare oppure disattivare Rimozione delle autorizzazioni / Riattivazione delle autorizzazioni.
Per impostazione predefinita, solo i membri del ruolo di accesso dell'Amministratore possono rimuovere un file pubblicato dall’Archivio documenti. Tuttavia, gli Amministratori possono consentire a qualsiasi altro ruolo di accesso di rimuovere i file pubblicati.
Per concedere al ruolo di accesso selezionato il diritto di rimuovere i file pubblicati dall'Archivio documenti:
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Andare su Amministrazione > Ruoli di accesso.
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Selezionare il ruolo di accesso.
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In Autorizzazioni per questo ruolo > selezionare la scheda Documenti.
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In Autorizzazioni documenti generali (tutte le cartelle) attivare Cancellare file pubblicati.
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Fare clic su Salva (nell'angolo superiore o inferiore della pagina) per salvare le impostazioni e continuare a lavorare.
Nota
È possibile eliminare le cartelle che contengono i file pubblicati. Se non si dispone dell'autorizzazione per eliminare i file inclusi, viene visualizzata una finestra di dialogo di errore con un elenco di file che non possono essere eliminati.