Documenti include un sistema di controllo delle revisioni per il controllo delle versioni di etichette, immagini e altri file correlati. Il sistema di controllo delle revisioni memorizza un registro cronologico dei file e consente di:
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Modificare tutte le revisioni (versioni) dei file.
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Tenere traccia delle modifiche apportate ai file.
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Ripristinare le versioni precedenti.
Quando si modifica un file etichetta da Documenti in Desktop Designer e quindi lo si salva, Control Center viene generata una nuova revisione (versione) del file. Control Center mantiene tutte le revisioni dei file precedenti in modo da poter ripristinare i file di etichetta alle versioni precedenti.
Nota
Per tenere disponibili tutte le versioni di file, attivare prima il controllo della versione per Control Center. Andare sulla scheda Amministrazione > Controllo delle versioni e flussi di lavoro > sezione Impostazioni archiviazione documento.
È inoltre possibile creare un nuovo file con lo stesso nome e caricarlo in Documenti. In questo caso, abilitare la casella di controllo Sovrascrivi file esistenti. Il numero della revisione aumenta in questo caso.
Nota
Per impostazione predefinita, i file di etichette in Documenti sono bloccati per la modifica. È possibile aprire i file di etichette in modalità di sola lettura. Per modificare i file delle etichette, è necessario eseguire l’estrazione in Documenti. o in Desktop Designer.
Il sistema di controllo della versione assicura la trasparenza durante la revisione di etichette, soluzioni o altre risorse di etichettatura presenti in Documenti. Dopo l’archiviazione di ciascun documento, Control Center memorizza le informazioni su promozioni del flusso di lavoro, archiviazioni, modifiche e commenti degli utenti. Control Center tiene traccia anche di chi e quando ha eseguito tutte le azioni.
Quando si esegue l’archiviazione dei file, è possibile scegliere tra le versioni di file secondarie e principali.
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Le revisioni secondarie contrassegnano le modifiche dell'utente più piccole quando si lavora su bozze e si applicano correzioni più piccole.
Se si fa il check out del documento, quindi si modifica il documento, quindi si fa il check in del documento senza promuoverlo al passo successivo del flusso di lavoro, Control Center crea una nuova versione secondaria per impostazione predefinita.
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Le revisioni principali contrassegnano modifiche significative nei documenti apportate prima che un progettista di etichette o soluzioni assegni i file agli approvatori. Di solito, le nuove versioni principali corrispondono alle promozioni dei passi dei flussi di lavoro.
L'amministratore può scegliere quale passaggio del flusso di lavoro indica una modifica nei documenti come nuova versione principale.
Prima di poter iniziare a modificare i file in Documenti, bisogna estrarli. I file estratti sono contrassegnati e bloccati per la modifica da parte di qualsiasi altro utente. Tutti gli altri utenti possono vedere la revisione corrente dei file. È possibile eseguire il check out di file in Designer oppure in Control Center.
Per consentire ad altri utenti di apportare modifiche ai file, è necessario archiviare i file o ignorare lo stato di check out. I metodi sono disponibili in Designer e nell'interfaccia utente di Control Center.
Per il check out di file o cartelle in Control Center, fare clic con il pulsante destro del mouse sui file o sulla cartella selezionati, quindi selezionare Check Out nel menu a selezione rapida.
Per il check out di file o cartelle in Designer, fare clic sull’icona Check Out nella scheda Archivio documenti.
Avvertimento
Se si fa clic su Ignora estrazione, si perdono irreversibilmente tutte le modifiche che uno qualsiasi degli utenti ha fatto dopo aver estratto i file. Per conservare le modifiche, archiviare i file o le cartelle.
Nel pannello Info, è possibile vedere chi ha fatto check out dei file, in modo da chiedere loro di salvare il proprio lavoro prima di scartare il check out.
Una volta eseguita la modifica dei file e se si vuole renderli disponibili ad altri utenti, è necessario eseguire il check in dei file o delle cartelle. È possibile eseguire il check in dei file in Desktop Designer e Control Center.
Per il check in di file o cartelle in Control Center, fare clic con il pulsante destro del mouse sui file o sulla cartella selezionati, quindi selezionare Check In nel menu a selezione rapida.
Per il check in di file o cartelle in Desktop Designer, fare clic sull’icona Check In nella scheda Archiviazione documenti.
Avvertimento
Se le soluzioni in uso utilizzano valori dinamici (opzione Ricorda l'ultimo valore utilizzato), il file delle variabili dinamiche (.dvv) deve essere estratto. Se il file .dvv è archiviato, si verificherà un errore durante la stampa e le etichette non verranno stampate.
Invece di utilizzare valori dinamici, utilizzare variabili globali o le azioniSalva dati variabili / Carica dati variabili nelle soluzioni in uso.
Quando si esegue il check in di file, la revisione del file aumenta e il commento inserito viene registrato.
Ogni modifica ai file viene registrata nel database del Control Center. La cronologia delle revisioni dei file include tutti gli eventi che si verificano per i file, comprese le revisioni e le modifiche al flusso di lavoro.
Per visualizzare tutte le attività relative al file, procedere come segue.
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Fare clic con il pulsante destro del file, quindi fare clic su Cronologia revisioni nel menu a scelta rapida.
È inoltre possibile selezionare il file, quindi andare alla scheda Revisioni e fare clic su Cronologia revisioni completa.
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Si apre la finestra Cronologia revisioni con tutti i dettagli.
1. Numero di revisione principale.
2. Numero di revisione secondaria.
3. Creare report di etichette. In una nuova scheda del browser si apre un report sulla struttura dell'etichetta. Il report sull'etichetta include meta informazioni sull'etichetta, inclusa l'anteprima grafica e un elenco di tutti gli oggetti e le variabili dell'etichetta. È inoltre possibile scaricare il report etichette come file XML.
4. Scaricare il file di etichetta. È possibile scaricare copie locali di tutte le versioni di etichette esistenti da Documenti al computer. Aprire le copie scaricate in Desktop Designer e usarle per creare nuove revisioni.
5. Confrontare tutte le revisioni. È possibile confrontare graficamente le modifiche da una versione del documento all'altra.
6. Ripristinare la revisione corrente alla revisione selezionata. È possibile ripristinare le versioni precedenti dei file. Questa azione copia la versione del file selezionato e la aggiunge alla versione (corrente) più recente.
Nota
Il ripristino della versione dell’etichetta è riservato ai ruoli di accesso con le autorizzazioni di Lettura/Scrittura per la cartella corrente. Consultare le informazioni su come impostare le autorizzazioni di accesso per le cartelle nella sezione Gestione delle autorizzazioni alle cartelle.
È inoltre possibile vedere in anteprima qualsiasi revisione del file di etichetta. Utilizzare questa caratteristica per evitare di aprire etichette in Desktop Designer.
In alcuni casi, si potrebbe voler utilizzare alcune revisioni di etichette precedenti nelle soluzioni di Automation o PowerForms.
Nota
È possibile aprire e modificare i file a seconda del Ruolo di accesso. I Ruoli di accesso si basano sulle autorizzazioni dell'utente.
Richiesta della versione HEAD (l'ultima disponibile)
Se si richiede un file senza specificare alcuna revisione, nella soluzione di stampa verrà utilizzata l'ultima revisione disponibile.
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Se si dispone dell'accesso in lettura/scrittura ai file, è possibile aprire i file con l'ultima revisione.
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Se si ha accesso in sola lettura al file, si ottiene:
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L’ultima revisione (se per la cartella non è disponibile alcun flusso di lavoro).
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L'ultima revisione pubblicata approvata (se la cartella è assegnata al processo del flusso di lavoro).
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Richiesta di una versione specifica
Per richiedere una revisione specifica nella soluzione di stampa, specificare la revisione come parametro dopo il nome del file. Per esempio, per sollecitare la revisione a 10 dei file pasta.nlbl, utilizzare la sintassi:
pasta.nlbl?v=10
Avvertimento
Gli utenti senza autorizzazione a utilizzare revisioni precedenti riceveranno un messaggio di errore durante l'esecuzione di soluzioni con revisioni precedenti.
Richiesta dell'ultima versione pubblicata
Per richiedere una versione specifica, specificarla come parametro dopo il nome del file.
Per richiedere l’ultima revisione pubblicata del file pasta.nlbl, utilizzare la sintassi:
pasta.nlbl?v=P
Se non viene approvata alcuna revisione del file, la soluzione mostrerà il messaggio di errore.