Control Center vous permet d’activer les flux de travail ainsi que Contrôle des versions (système de contrôle des révisions). Les flux de travail vous permettent de définir des contrôles qualité supplémentaires dans votre processus d’impression d’étiquettes. Les flux de travail incluent des séquences d’étapes connectées qui suivent la logique des flux de travail. Chaque flux de travail comporte au moins une étape de démarrage et une étape finale. Il peut y avoir une ou plusieurs étape(s) de promotion possible(s) depuis l’étape courante.
Important
Vous devez activer authentification dans Control Center pour utiliser les flux de travaux.
L'utilisation des flux de travail permet de suivre l'état du fichier d'étiquette.
En incluant des dossiers dans votre processus de flux de travail, les révisions que les utilisateurs voient lorsqu’ils demandent des fichiers d’étiquettes dépendent des droits de leurs rôles d’accès. Pour des informations complémentaires, consulter Gérer les permissions de dossiers.
Important
Activer authentification dans Control Center pour utiliser le processus d’approbation.
Les étapes d’approbation dépendent du type de flux de travail que vous utilisez. Control Center définit la hiérarchie des étapes de flux de travail pour chaque flux de travail par défaut et les étapes qui sont ensuite autorisées.
Les fichiers que vous téléchargez sur le stockage Documents dans les dossiers permettant les flux de travail commencent à l’étape Brouillon. Lorsque les auteurs ont terminé leur configuration initiale et le contenu des étiquettes, ils déplacent le fichier à la prochaine étape : Demande d’approbation. Les approbateurs reçoivent des notifications par email (si configurées) pour les fichiers qui leur ont été assignés à des fins de révision et d’approbation. Les approbateurs peuvent Rejeter les fichiers (notifie les auteurs des modifications à effectuer) ou les approuver. Les approbateurs déplacent les fichiers à l’étape Approuvé. Chaque flux de travail définit les étapes disponibles et les transitions de l’une à l’autre.
Note
Pour parvenir à envoyer des emails de notification, votre serveur de messagerie électronique doit être sur une liste blanche.
Si votre serveur de messagerie électronique n’est pas sur une liste blanche, l’erreur suivante survient :
La valeur ne peut pas être nulle. (« Adresse » de paramètre)
Déplacer les fichiers à l’étape Approuvé peut demander aux utilisateurs de fournir à nouveau leurs identifiants. La réauthentification confirme ainsi que les bons utilisateurs sont toujours connectés. Le processus d’approbation en deux étapes de la production d’étiquettes inclut la réauthentification par défaut.
L’étape Approuvé (ou Publié dans certains flux de travail) est la dernière pour chaque fichier. Vous ne pouvez pas utiliser les étiquettes en production tant qu’elles ne sont pas approuvées et publiées. Les membres du rôle Opérateur (ou tout utilisateur ayant seulement les droits d’impression) ne voient que les fichiers qui sont dans l’étape Approuvé/Publié. Les auteurs peuvent commencer à travailler sur une nouvelle version de l’étiquette, mais les modifications ne seront visibles que pour les utilisateurs ayant seulement les droits d’impression, jusqu’à ce que la version atteigne l’état Approuvé.
Note
Les fichiers ne deviennent visibles pour les membres du rôle d’accès Opérateur (opérateurs d’impression et utilisateurs ayant seulement les droits d’impression) que lorsqu’ils sont approuvés/publiés.
Ce flux de travail utilise le processus d’approbation classique. Les documents sont initialement des brouillons. Lorsqu’ils sont prêts, les auteurs demandent l’approbation. Les approbateurs approuvent ou rejettent les documents. S’ils sont rejetés, les auteurs y apportent des modifications supplémentaires et demandent à nouveau l’approbation. S’ils sont approuvés, les documents sont automatiquement publiés.
Les opérateurs ne peuvent voir que les documents publiés. Les opérateurs ont seulement les droits d'impression et ne peuvent utiliser que les dernières versions approuvées (et publiées) des documents. S’il y a des versions non approuvées dans le Stockage de documents, elles sont invisibles pour les opérateurs d'impression.
Le système répertorie chaque modification de l'étape du flux de travail. Lorsque les utilisateurs modifient les étapes, ils doivent obligatoirement saisir des commentaires.
Ce flux de travail est semblable à celui du Processus d’approbation de la production d’étiquettes, à une différence près. Ce flux de travail active le processus d’approbation en deux phases. Avant que le document soit approuvé (et publié), deux approbateurs indépendants doivent le réviser et l’approuver. Ce n’est qu’une fois que le document a franchi deux étapes d’approbation qu’il peut être publié.
Note
Les approbateurs indépendants doivent se connecter au Control Center en tant qu’utilisateurs uniques.
Ce processus peut être configuré avec deux approbateurs différents (ou deux groupes comportant plusieurs approbateurs) pour chacun des niveaux d'approbation.
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Demander une première approbation : désigne des utilisateurs spécifiques pour le « premier niveau » d’approbation.
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Demander l’approbation finale : désigne des utilisateurs spécifiques pour le « second niveau » d’approbation.
Pour avoir l'état Approuvé, le document doit être approuvé par un seul membre des deux groupes.
Ce flux de travail est similaire au flux de travail Processus d’approbation de la production d’étiquettes, à une différence près. Ce flux de travail différencie les niveaux Approuvé et Publié. Quand le document est approuvé, il est fonctionnellement complet, mais il ne passe pas automatiquement au niveau utilisable par les opérateurs. Dans certains environnements, le déplacement vers l’état Publié doit être effectué en différé. Le document peut devoir attendre l’équipe de travail suivante ou une date spécifique, par exemple, après un jour férié ou quand une commande de production requiert de nouvelles conceptions d’étiquettes. Il est possible de paramétrer la date et l’heure de la publication.
La transition vers l'état Publié peut se faire manuellement ou automatiquement par le système. L'état Approuvé n'est pas un état final, il est suivi par :
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Publié. Dans ce cas, la transition vers l’état Publié est effectuée par l’utilisateur.
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Publication planifiée. Dans ce cas, la transition vers l’état Publié est effectuée par le système à une date et heure définies dans le flux de travail.
Dans les deux cas, le changement de niveau est enregistré dans la base de données du système.
Vous activez vos flux de travail si vous allez dans l’onglet Administration > Gestion des versions et flux de travail. Définir les Flux de travail pour le stockage de documents sur Activé.
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Accéder à l’onglet Documents.
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Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur le dossier pour lequel vous souhaitez activer le contrôle de flux de travail, puis cliquer sur Définir le flux de travail
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Sélectionner l'option à activer pour le dossier.
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Aucun flux de travail désactive le contrôle des flux de travail pour le dossier en cours.
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Hériter du flux de travail provenant du dossier parent. Si vous modifiez le flux de travail sur le dossier parent, le changement s’applique également à votre dossier en cours.
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Sélectionner un flux de travail définit le flux de travail pour le dossier en cours. Vous pouvez sélectionner les flux de travail intégrés ou un flux de travail personnalisé que vous avez créé.
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Tous les fichiers dans les dossiers contrôlés par le flux de travail sont assignés à l’une des étapes du flux de travail.
Quand vous chargez de nouveaux fichiers ou si vous activez un flux de travail dans le dossier existant, vos fichiers sont à l’étape initiale du flux de travail. Dans le cas des flux de travail intégrés, par exemple, Flux de travail de la production d’étiquettes et Approbation en deux étapes, l’état initial est Brouillon. Quand vous modifiez l’étape du flux de travail pour les fichiers ou les dossiers sélectionnés, la nouvelle étape est automatiquement assignée aux documents, par exemple, Demande d’approbation. Vous ne pouvez modifier l’étape du flux de travail sur la ou les étape(s) suivante(s) définie(s) par les règles du flux de travail.
Vous pouvez changer l’étape de flux de travail si vous cliquez avec le bouton droit de votre souris sur les fichiers sélectionnés pour ouvrir le menu contextuel, puis cliquer sur Changer l’étape du flux de travail.
Passer à l’étape suivante disponible du flux de travail. Dans ce cas-ci, du brouillon à la demande d’approbation.
Control Center permet de changer les étapes de flux de travail simultanément pour plusieurs fichiers ou dossiers. Sélectionner vos fichiers ou dossiers et cliquer avec le bouton droit de votre souris pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionner l’option Changer l’étape du flux de travail pour faire passer vos fichiers à l’étape suivante disponible du flux de travail.
Il y a deux conditions à remplir pour faire passer plusieurs fichiers ou dossiers à l’étape suivante du flux de travail :
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Tous les fichiers ou dossiers sélectionnés doivent se trouver à la même étape du flux de travail.
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Aucun des fichiers ou dossiers ne doit être extrait.
Quand vos fichiers ou dossiers sont assignés à l’étape Approuvé, les utilisateurs limités à l’impression peuvent y accéder. En général, les utilisateurs limités à l’impression sont des membres du rôle d’accès intégré Opérateur, mais vous pouvez aussi créer vos propres rôles.
Il est également possible d’autoriser les utilisateurs limités à l’impression d’imprimer les fichiers à d’autres étapes du flux de travail (dans le cadre du développement et de l’essai d’une solution). Aller dans Gestion des utilisateurs pour modifier les rôles des utilisateurs ou pour leur ajouter des rôles.
Pour activer la publication retardée de fichiers approuvés et programmer leur publication :
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Assigner votre dossier au flux de travail Processus d’approbation de la production d’étiquettes avec publication retardée.
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Traiter vos fichiers dans le cadre du processus de flux de travail jusqu’à l’étape Approuvé.
Note
Lors de ce processus, l’étape Approuvé n’est pas la dernière. Pour activer l’impression de vos fichiers, ceux-ci doivent atteindre l’étape Publié.
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Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur vos fichiers sélectionnés et cliquer sur Changer l’étape du flux de travail.
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Dans le menu déroulant Étape suivante, sélectionner Publication planifiée.
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Choisir Temps de transition automatique si votre document doit être publié.
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Saisir le commentaire et cliquer sur Changer l’étape du flux de travail.
Control Center surveille toutes les actions planifiées et effectue les changements d’étapes du flux de travail automatiquement à l’heure définie.
Vous pourriez souhaiter actualiser les droits des approbateurs dans les situations suivantes :
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Vous souhaitez qu’un seul approbateur puisse travailler avec les documents d’un dossier. Si vous êtes un membre du rôle d’accès Approbateur, par défaut, vous pouvez accéder à tous les dossiers.
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L’approbateur peut travailler avec les fichiers dans Dossier1, mais pas avec les fichiers dans Dossier2.
La solution permet de désactiver l’accès aux fichiers pour le rôle d’accès Approbateur, puis d’autoriser l’accès au cas par cas en ajoutant des utilisateurs aux autres rôles.
Pour modifier l’étape du flux de travail de Demande d’approbation à Approuvé, Rejeté ou toute autre étape définie :
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L’utilisateur doit être un membre du rôle d’accès Approbateur.
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Le rôle d’accès Approbateur doit avoir les permissions de lecture/écriture pour le dossier de stockage Documents contenant les documents à l’étape Approbation. Pour des détails, lire la section Gérer des permissions de dossiers.
Note
Si vous souhaitez approuver ou rejeter des documents et que vous n’êtes pas l’Approbateur, vous pouvez également approuver ou rejeter les documents, mais vous devez être un membre du rôle Administrateur.
Pour limiter le rôle d’accèsApprobateur depuis votre dossier :
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Se connecter à Control Center en tant qu’administrateur.
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Aller dans l’onglet Utilisateurs > Rôles d’accès.
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Cliquer sur Ajouter. La fenêtre Créer un nouveau rôle d’accès s’ouvre.
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Saisir un nom de nouveau rôle, par exemple, Accès sélectif, puis accéder à Utilisateurs dans ce rôle en bas de la page et ajouter des utilisateurs. Cliquer sur Enregistrer.
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Agrandit le rôle Approbateur et veiller à ce que les utilisateurs provenant du rôle Accès sélectif soient également des membres du rôle Approbateur.
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Changer les Autorisations du dossier pour les dossiers dont vous souhaitez limiter l’accessibilité.
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Mettre à jour le rôle Approbateur en désactivant toutes les permissions, puis modifier le rôle Accès sélectif en activant les permissions de flux de travail.
À présent, seuls les membres du rôle Accès sélectif peuvent approuver des fichiers dans votre dossier. Les membres du rôle Approbateur n’ont pas accès à ce dossier.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des rôles d’accès permettant d’effectuer des transitions entre des étapes de flux de travail.
Pour changer les autorisations :
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Aller dans l’onglet Administration > Gestion des versions et flux de travail.
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Dans la section Flux de travail, cliquer sur le flux de travail dont vous souhaitez changer les autorisations.
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La fenêtre Étapes s’ouvre. Double-cliquer sur la flèche (transition) où vous souhaitez changer les autorisations.
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Ajouter ou supprimer des rôles d’accès.
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Cliquer sur Enregistrer.
Vos autorisations des transitions d’étapes de flux de travail sont maintenant changées.
Control Center vous permet de créer de nouveaux flux de travail personnalisés. Utiliser les flux de travail personnalisés en fonction des spécificités du processus d’étiquetage de votre entreprise.
Avant de décider de créer et d’utiliser des flux de travail personnalisés, analyser d’abord votre processus d’étiquetage et les flux de travail intégrés dans Control Center. Les trois options suivantes sont disponibles :
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Introduire un tout nouveau flux de travail. Dans ce cas, vous créez un nouveau flux de travail de A à Z. Bien que cette option soit la plus flexible, assurez-vous de connaître suffisamment votre processus d’approbation avant de commencer à créer un flux de travail. Vous gagnerez ainsi du temps et vous éliminerez les erreurs futures potentielles.
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Modifier les flux de travail intégrés. Dans ce cas, nous vous recommandons de dupliquer et de personnaliser le flux de travail intégré le plus approprié. Les étapes d’un flux de travail dupliqué étant déjà configurées, vous devez uniquement effectuer les modifications nécessaires pour adapter les étapes du flux de travail à votre processus d’approbation d’étiquettes.
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Essayez de recréer et de faire correspondre votre processus d’étiquetage aux flux de travail intégrés. Cette option s’assure que vos flux de travail sélectionnés sont entièrement testés et fonctionnels dès le départ.
Avant de commencer à créer ou à modifier des flux de travail, familiarisez-vous avec les termes utilisés dans votre éditeur de flux de travail :
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Étapes : Chaque flux de travail comporte une ou plusieurs phases appelées étapes. Lors du processus d’approbation, vos documents passent par ces étapes d’approbation prédéfinies. Vous pouvez créer, nommer et organiser vos étapes, puis assigner des états à chaque étape.
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États : Les états déterminent ce que vous pouvez faire avec un document lors d’une étape de flux de travail. Les états incluent En cours, Verrouillé et Publié (voir ci-dessous pour une description détaillée des états). Les utilisateurs assignés aux étapes de flux de travail personnalisées ne peuvent utiliser que les états que vous assignez à vos étapes.
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Transitions : Vous contrôlez la direction du flux de travail avec les transitions. Par exemple, lorsqu’un relecteur rejette les modifications d’une personne, vous pouvez rediriger ce document vers l’émetteur ou le transférer à un autre relecteur. Toutes les étapes peuvent transiter d’avant en arrière, excepté votre étape initiale.
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Publication retardée : Les flux de travail peuvent contenir des approbations minutées qui font transiter automatiquement vos documents de l’étape Approuvé à l’étape Publié à votre convenance.
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Qui informer lors de cette étape : Vous contrôlez qui reçoit les notifications par email pour chaque étape de flux de travail.
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Flux de travail activés : Vous pouvez activer/désactiver les flux de travail. Tous les flux de travail requièrent l’activation de la Gestion des versions.
Note
Pour créer des flux de travail personnalisés, vous devez être un membre du rôle d’accès Administration.
Pour créer un nouveau flux de travail :
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Aller dans Administration > Gestion des versions et flux de travail.
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Si vous souhaitez ajouter un nouveau flux de travail personnalisé, cliquer sur Ajouter. La fenêtre de modification pour un nouveau flux de travail s’ouvre.
Si vous ajoutez un flux de travail personnalisé basé sur l’un des flux de travail existants, sélectionner le flux de travail existant et cliquer sur Dupliquer. La fenêtre de modification pour un flux de travail dupliqué s’ouvre. Les autres étapes de configuration sont les mêmes que pour un nouveau flux de travail, à l’exception des étapes déjà configurées.
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Note
Cette étape n’est disponible que si Control Center est installé localement.
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Ajouter et configurer vos étapes de flux de travail. Cliquer sur Ajouter une étape dans le champ Étapes pour ajouter de nouvelles étapes. Pour modifier une étape de flux de travail existante, sélectionner l’étape et cliquer sur Modifier.
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Saisir le Nom de l’étape.
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Sélectionner Changement de l’état du fichier par pour cette étape :
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En cours (en activité): Les relecteurs peuvent vérifier, extraire et modifier le document. Utiliser cet état pour les étapes d’approbation précédentes si plusieurs modifications sont prévues sur le document, par exemple, brouillon, approbation de premier niveau, etc.
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En cours d’approbation (verrouillé) : Dans cet état, le document est disponible en lecture seule. Les relecteurs ne peuvent que revoir le document. Utiliser cette étape pour que les documents ne soient pas modifiés dans l’étape courante. Par exemple, lors d’une demande d’approbation.
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Publié (verrouillé) : Tous les membres de tous les rôles d’accès peuvent consulter les documents. Utiliser cette étape quand les documents sont prêts à être utilisés pour la production.
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Définir la première étape de votre flux de travail en tant qu’Étape initiale. Vous ne pouvez définir qu’une étape initiale.
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Connexion obligatoire (signature électronique) est une mesure de sécurité supplémentaire qui empêche les utilisateurs non autorisés à modifier les étapes du flux de travail.
Après avoir activé la Signature électronique, les utilisateurs autorisés à faire passer les documents à l’étape du flux de travail suivante doivent de nouveau s’authentifier en utilisant leurs identifiants Control Center.
Note
Lors d’une authentification avec la Signature électronique, votre session reste ouverte. Lorsque l’authentification est réussie, vous pouvez continuer à promouvoir votre document.
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Autoriser l’utilisation de la révision majeure : Si votre document dispose d’une version mineure dans l’étape de flux de travail précédente, la promotion change le numéro de la révision mineure (actuelle) en révision majeure.
Cette option n’est pas disponible si vous activez l’option N’utiliser que les numéros de révisions majeures. Vérifier son statut dans Administration > Gestion des versions et flux de travail. Pour en savoir plus, lire la section Gestion des versions et flux de travail.
Exemple 11. Exemple
Le numéro de révision du document dans l'étape Brouillon est 3.2. Après avoir promu le document à l'étape Demande d'approbation, le numéro de révision devient 4.0.
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Emails de notification. Quand un document atteint l’étape du flux de travail, les utilisateurs listés reçoivent un email comportant un lien vers le document.
Note
Si vous modifiez l'étape du flux de travail pour plusieurs documents à la fois, la liste des destinataires reçoit un seul e-mail de notification. Cet e-mail inclut des liens vers tous les documents pertinents.
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Pour chaque étape du flux de travail, vous pouvez définir quels utilisateurs vont recevoir des notifications par email lorsqu’un document aura atteint l’étape en cours à l’aide de l’option Autoriser la personne qui effectue une transition à choisir les destinataires.
Répéter la configuration pour toutes vos étapes de flux de travail planifiées. Les nouvelles étapes sont listées sous les Étapes de votre nouveau flux de travail. Cliquer sur Créer en haut à droite une fois que vous avez terminé.
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Pour envoyer des emails de notification aux utilisateurs qui devraient être informés des modifications dans le flux de travail, cliquer sur Paramètres SMTP.
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Après avoir défini les étapes pour votre flux de travail, définir la manière dont vous allez faire passer les documents à l’étape du flux de travail suivante. La transition vous permet de définir les options pour faire passer vos documents à l’étape suivante : approbations, rejets et différés avant publication. Cliquer sur Ajouter une transition pour définir la transition vers l’étape suivante dans votre flux de travail. La fenêtre Ajouter une transition d’étape de flux de travail s’ouvre. Définir l’ordre des étapes, qui peut effectuer des transitions, la publication différée et des approbations multiples.
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Après avoir défini votre flux de travail personnalisé, vous pouvez l’appliquer à vos Documents de la même manière que pour les flux de travail intégrés. Voir la section Activer les flux de travail pour plus de détails.
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Si vous voulez supprimer votre flux de travail, assurez-vous qu’aucun des fichiers de vos Documents n’utilise le flux de travail ou une de ses étapes.
En cas d’erreur ou d’avertissement lors de la détection de votre flux de travail, vous pouvez d’abord tenter de supprimer les étapes individuelles. En supprimant l’étape du flux de travail en cours d’utilisation, un avertissement affiche les noms des fichiers qui utilisent l’étape du flux de travail que vous essayez de supprimer.
Note
Vous ne pouvez pas supprimer les flux de travail intégrés.