Documents comprend un système de contrôle des révisions pour les versions de vos étiquettes, images et d’autres fichiers associés. Votre système de contrôle des révisions stocke un journal historique de vos fichiers et vous permet d’effectuer les actions suivantes :
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Modifier toutes les révisions (versions) de vos fichiers.
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Faire un suivi des changements apportés dans vos fichiers.
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Rétablir les révisions précédentes.
Quand vous modifiez un fichier d’étiquette depuis Documents dans Desktop Designer et que vous l’enregistrez ensuite, Control Center génère une nouvelle révision (version) de fichier. Control Center conserve toutes les révisions de fichiers antérieures afin de vous permettre de rétablir d’anciennes versions de vos fichiers d’étiquettes.
Note
Pour garder toutes les versions d’un fichier disponibles, activer d’abord la gestion des versions pour votre Control Center. Aller dans l’onglet Administration > Gestion des versions et flux de travail > section Paramètres du stockage de documents.
Vous pouvez également créer un nouveau fichier avec le même nom et le charger dans Documents. Dans ce cas, il faut cocher la case Remplacer les fichiers existants. Le numéro de révision augmente dans ce cas.
Note
Par défaut, la modification des fichiers d’étiquettes dans Documents est verrouillée. Vous ne pouvez ouvrir vos fichiers d’étiquettes qu’en mode de lecture seule. Pour modifier vos fichiers d’étiquettes, il faut les extraire dans Documents ou dans Desktop Designer.
Le système de contrôle des révisions garantit un processus transparent lors de la révision de vos étiquettes, solutions et autres ressources d’étiquetage dans Documents. Après chaque archivage de document, votre Control Center stocke des informations sur les promotions des flux de travail, les archivages, les modifications et les commentaires des utilisateurs. Control Center contrôle également qui a effectué toutes les actions et quand.
En archivant vos fichiers, vous pouvez choisir des versions mineures ou majeures.
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Les révisions mineures marquent les modifications d’utilisateur légères quand vous travaillez sur des brouillons et que vous appliquez de petites corrections.
Si vous extrayez votre document, que vous le modifiez ensuite et que vous l’archivez sans le promouvoir à l’étape suivante du flux de travail, Control Center crée une nouvelle version mineure par défaut.
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Les révisions majeures marquent d’importants changements apportés à vos documents avant qu’un créateur d’étiquette ou de solution n’assigne les fichiers aux approbateurs. Généralement, les nouvelles révisions majeures correspondent aux promotions des étapes des flux de travail.
L'administrateur peut choisir quelle étape du flux de travail marque une modification dans vos documents en tant que nouvelle révision majeure.
Avant de pouvoir commencer à modifier vos fichiers dans Documents, vous devez les extraire. Les fichiers extraits sont cochés et leur modification est verrouillée pour les autres utilisateurs. Tous les autres utilisateurs peuvent consulter la révision actuelle des fichiers. Vous pouvez extraire les fichiers dans Designer ou dans Control Center.
Pour autoriser d’autres utilisateurs à modifier les fichiers, vous devez archiver les fichiers ou annuler l’état d’extraction. Les méthodes sont disponibles dans l’interface utilisateur de Designer et de Control Center.
Pour extraire vos fichiers ou dossiers dans Control Center, cliquez avec le bouton droit de votre souris sur vos fichiers ou dossiers sélectionnés, puis sélectionnez Extraire dans le menu contextuel.
Pour extraire vos fichiers ou dossiers dans Designer, cliquer sur l’icône Extraire ou dans l’onglet Stockage de documents.
Avertissement
Si vous cliquez sur Annuler l’extraction, vous perdrez définitivement toutes les modifications apportées par les utilisateurs après avoir extrait le fichier. Pour conserver les modifications, archiver vos fichiers ou dossiers.
Dans le volet Info, vous pouvez voir qui a extrait le fichier, ce qui vous permet de demander à cette personne d’enregistrer son travail avant d’annuler l´extraction.
Une fois que vous avez terminé la modification de vos fichiers et que vous souhaitez les mettre à la disposition d’autres utilisateurs, vous devez archiver vos fichiers ou dossiers. Vous pouvez archiver les fichiers dans Desktop Designer et Control Center.
Pour archiver vos fichiers ou dossiers dans Control Center, cliquer avec le bouton droit de votre souris sur vos fichiers ou dossiers sélectionnés, puis sélectionner Extraire dans le menu contextuel.
Pour archiver vos fichiers ou dossiers dans Desktop Designer, cliquez sur l’icône Archiver dans l’onglet Stockage de documents.
Avertissement
Si vos solutions utilisent des valeurs dynamiques (souvenez-vous de la dernière option de valeur utilisée), le fichier de variables dynamiques (.dvv) doit être extrait. Si le fichier .dvv file est archivé, une erreur survient lors de l’impression, et les étiquettes ne s’impriment pas.
Plutôt que d’utiliser des valeurs dynamiques, utiliser des valeurs globales ou les actions Enregistrer les données variables / Charger les données variables dans vos solutions.
Quand vous archivez votre fichier, la révision du fichier s’incrémente et le commentaire que vous avez saisi est journalisé.
Chaque changement apporté à vos fichiers est enregistré dans la base de données de Control Center. L’historique de révision comprend tous les événements concernant les fichiers, y compris les changements de révisions et de flux de travail.
Pour afficher le journal, procéder comme suit :
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Cliquer avec le bouton droit de votre souris sur votre fichier, puis cliquer sur Historique de révision dans le menu contextuel.
Vous pouvez également sélectionner votre fichier, puis aller dans l’onglet Révisions et cliquer sur Historique de révision complet.
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La fenêtre Historique de révision s’ouvre, avec tous les détails.
1. Numéro de version majeure.
2. Numéro de version mineure.
3. Créer un rapport d’étiquette. Un rapport de structure d’étiquette s’ouvre dans un nouvel ongle Rapport d’étiquette comprenant des métadonnées sur votre étiquette, notamment l’aperçu graphique, et une liste de l’ensemble des objets et variables de l’étiquette. Vous pouvez également télécharger le rapport d’étiquette sous forme de fichier XML.
4. Télécharger le fichier d'étiquette. Vous pouvez télécharger des copies locales de toutes vos révisions d’étiquettes existantes depuis Documents sur votre ordinateur. Ouvrez vos copies téléchargées dans Desktop Designer et utilisez-les pour créer de nouvelles révisions.
5. Comparer toutes les révisions. Vous pouvez effectuer une comparaison graphique des changements d’une version de document à l’autre.
6. Rétablir la révision actuelle à la révision sélectionnée. Il est possible de revenir sur toutes les versions précédentes d'un fichier. Cette action copie la version du fichier sélectionné et l'ajoute comme étant la nouvelle version (actuelle).
Note
Revenir sur la révision d’une étiquette est réservé aux rôles d’accès ayant les permissions de lecture/écriture sur le dossier actuel. Voir comment définir les permissions d’accès aux dossiers dans la section Gérer les permissions de dossiers.
Vous pouvez également prévisualiser n’importe quelle révision de votre fichier d’étiquette. Utiliser cette fonctionnalité pour éviter d’ouvrir des étiquettes dans Desktop Designer.
Dans certains cas, vous pourriez souhaiter utiliser d’anciennes révisions d’étiquettes dans vos solutions Automation ou PowerForms.
Note
Vous pouvez ouvrir et modifier des fichiers selon votre rôle d’accès. Les rôles d’accès dépendant des permissions d’utilisateur.
Requérir la version HEAD (dernière disponible)
Si vous demandez un fichier sans préciser une révision, la dernière révision disponible est utilisée dans votre solution d’impression.
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Si vous disposez d’un accès au fichier en lecture/écriture, vous pouvez l’ouvrir avec la dernière révision.
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Si vous accès un accès au fichier en lecture seule, vous obtenez :
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La dernière révision (si le dossier n’a pas de flux de travail activé).
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La dernière révision approuvée/publiée (si le dossier est attribué au processus de flux de travail).
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Requérir une révision spécifique
Pour demander une version spécifique dans votre solution d’impression, ajouter la révision en tant que paramètre après le nom du fichier. Par exemple, pour demander la révision 10 du fichier pasta.nlbl, utiliser la syntaxe :
pasta.nlbl?v=10
Avertissement
Lors de l’exécution de solutions avec d’anciennes révisions, un message d’erreur s’affiche aux utilisateurs qui ne sont pas autorisés à utiliser d’anciennes révisions.
Requérir la dernière version publiée
Pour requérir une version spécifique, insérer le paramètre après le nom du fichier.
Pour demander la dernière version publiée du fichier pasta.nlbl, utiliser la syntaxe :
pasta.nlbl?v=P
Si aucune révision de fichier n’est approuvée, votre solution affiche le message d’erreur.