Control Center le permite habilitar flujos de trabajo con la Control de versiones (Sistema de control de revisiones). Los flujos de trabajo le permiten establecer controles de calidad adicionales en su proceso de impresión de etiquetas. Los flujos de trabajo incluyen secuencias de pasos conectados que siguen la lógica del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo tiene, como mínimo, un paso inicial y un paso final. Puede haber uno o más pasos posibles de promoción además del actual.
Importante
Habilite la Autenticación en Control Center para usar los flujos de trabajo.
Usando los flujos de trabajo puede rastrear el estado de los archivos de etiquetas.
Cuando incluye carpetas en su proceso de flujo de trabajo, las revisiones que ven los usuarios cuando solicitan archivos de etiquetas dependen de sus privilegios de rol de acceso. Para obtener más información, lea Administración de permisos de carpetas.
Importante
Habilite la Autenticación en Control Center para usar el proceso de aprobación.
Los pasos de aprobación dependen del tipo de flujos de trabajo que use.use. Control Center establece la jerarquía de los pasos del flujo de trabajo y qué pasos se permiten a continuación.
Los archivos que cargue en el Almacenamiento de Documentos en carpetas habilitadas para el flujo de trabajo comienzan en el paso Borrador. Cuando los autores completan el diseño inicial y el contenido de la etiqueta, mueven el archivo al siguiente paso: Solicitar aprobación. Cuando se configuran, los aprobadores reciben notificaciones por correo electrónico de los archivos que tienen asignados para revisar y aprobar. Los aprobadores pueden Rechazar archivos (esto notifica a los autores que deben hacer cambios) o aprobarlos. La aprobación mueve los archivos al paso Aprobado. Cada flujo de trabajo define los pasos disponibles y las transiciones de un paso a otro.
Nota
Para enviar correctamente correos electrónicos de notificación, su servidor de correo electrónico debe estar en la lista blanca.
Si su servidor de correo electrónico no está en la lista blanca, se produce el siguiente error:
El valor no puede ser nulo. (Parámetro 'dirección')
Mover los archivos al paso Aprobado puede requerir que los usuarios vuelvan a proporcionar las credenciales de inicio de sesión. La reautenticación confirma que aún permanezcan conectados los usuarios correctos. El proceso de aprobación de producción de etiquetas en dos pasos incluye esta reautenticación de forma predeterminada.
El paso Aprobado (o Publicado en algunos flujos de trabajo) es el estado final de los archivos. Las etiquetas en producción no se pueden usar hasta que sean aprobadas y publicadas. Los miembros en el rol de Operador (o cualquier usuario con permisos de solo impresión) solo pueden ver los archivos que están en el paso Aprobado/Publicado. Los autores pueden comenzar a trabajar en nuevas revisiones de los archivos de etiquetas; sin embargo, estos cambios no son visibles para los usuarios con permisos de solo impresión hasta que las revisiones lleguen al estado Aprobado.
Nota
Los archivos solo son visibles para los miembros en el rol de acceso de Operador (operadores de impresión y usuarios con permisos de solo impresión) cuando están aprobados/publicados.
Este flujo de trabajo utiliza los procesos de aprobación estándar. Los documentos comienzan como borradores. Cuando están listos, los autores solicitan la aprobación. Los aprobadores aprueban los documentos o los rechazan. Cuando se rechazan documentos, los autores pueden hacer cambios adicionales y solicitar la aprobación nuevamente. Cuando se aprueban, los documentos se publican automáticamente.
Los operadores solo pueden ver los documentos publicados. Los operadores tienen permisos de solo impresión y únicamente pueden usar los últimos documentos aprobados (y publicados). Si existen revisiones no aprobadas en el Almacenamiento de documentos, permanecen invisibles para los operadores de impresión.
El sistema documenta cada cambio del paso del flujo de trabajo. Cuando los usuarios cambian los pasos, deben ingresar comentarios obligatorios.
Este flujo de trabajo es similar al flujo de trabajo del Proceso de aprobación de producción de etiquetas con una única diferencia. Este flujo de trabajo habilita el proceso de aprobación de dos niveles. Antes de aprobar el documento (y publicarlo), dos aprobadores independientes deben revisar y aprobar el documento. El documento no se publicará hasta que haya pasado ambos procesos de aprobación.
Nota
Los aprobadores independientes deben haber iniciado sesión en Control Center como usuarios únicos.
Este proceso puede configurarse para tener dos aprobadores separados (o dos grupos de múltiples aprobadores) definidos para cada paso del proceso de aprobación.
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Solicitar primera aprobación: asigna usuarios únicos para la aprobación del "paso uno".
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Solicitar aprobación final: asigna usuarios únicos para la aprobación del "paso dos".
Para alcanzar el estado aprobado, el documento debe ser aprobado por un usuario único de ambos grupos.
Este flujo de trabajo es similar al flujo de trabajo del proceso de aprobación de producción de etiquetas con una diferencia. Este flujo de trabajo diferencia los dos estados, Aprobado y Publicado. Cuando el documento está aprobado, está funcionalmente completo, pero los operadores de impresión aún no los usan automáticamente. En algunos entornos, el paso al estado Publicado final debe realizarse con un retraso. El documento tal vez tenga que esperar hasta el próximo turno de trabajo o hasta una fecha específica, como después de un feriado público, o cuando una orden de producción requiera nuevos diseños de etiquetas. La fecha y hora futuras en las que se publicará el documento pueden programarse.
La transición al estado Publicado puede hacerse manualmente, o el sistema puede hacerla de manera automática. El estado Aprobado no es un estado final, pero está seguido por:
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Publicado. En este caso, la transición al estado Publicado la completa el usuario.
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Programado para publicación. En este caso, la transición al estado Publicado la completa el sistema en la fecha y la hora definidas en el flujo de trabajo.
En ambos casos, el cambio de paso se registra en la base de datos del sistema.
Para habilitar sus flujos de trabajo, debe ir a la pestaña Administración > Control de versiones y flujos de trabajo. Configure Flujos de trabajo para el almacenamiento de documentos para que quede Habilitado.
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Vaya a la pestaña Documentos.
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Haga clic con el botón derecho en la carpeta en la que desee habilitar el control de flujos de trabajo y, luego, haga clic en Establecer flujo de trabajo.
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Seleccione la opción que quiera habilitar en la carpeta.
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Sin flujo de trabajo inhabilita el control de flujo de trabajo para la carpeta actual.
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Heredar flujo de trabajo de la carpeta principal. Cuando cambia el flujo de trabajo de la carpeta principal, este cambio se aplica también a la carpeta actual.
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Seleccionar flujo de trabajo define el flujo de trabajo para la carpeta actual. Puede seleccionar los flujos de trabajo integrados o usar su flujo de trabajo personalizado.
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Todos los archivos de las carpetas con control de flujo de trabajo se asignan a uno de los pasos del flujo de trabajo.
Cuando se cargan archivos nuevos o se habilita un flujo de trabajo para la carpeta existente, los archivos están en el paso inicial del flujo de trabajo. En el caso de los flujos de trabajo integrados, como Flujo de trabajo de producción de etiquetas y Aprobación de dos pasos, el paso inicial es Borrador. Cada vez que cambia el paso del flujo de trabajo para los archivos o la carpeta seleccionados, el nuevo paso se asigna automáticamente a los documentos (por ejemplo, Solicitar aprobación). El paso del flujo de trabajo solo puede cambiarse al paso siguiente definido en las reglas del flujo de trabajo.
Para cambiar el paso del flujo de trabajo, haga clic con el botón derecho en los archivos seleccionados para abrir el menú contextual y, luego, haga clic en Cambiar paso de flujo de trabajo.
Cambio del paso de flujo de trabajo al siguiente paso disponible. En este caso, se cambia de Borrador a Solicitar aprobación.
Control Center permite modificar simultáneamente el paso de flujo de trabajo para múltiples archivos o carpetas. Seleccione los archivos o carpetas y haga clic con el botón derecho para abrir el menú contextual. Seleccione la opción Cambiar paso de flujo de trabajo para cambiar los archivos al siguiente paso de flujo de trabajo disponible.
Figura 1.
Cambio del paso de flujo de trabajo de múltiples archivos con la vista previa seleccionada.
Hay dos condiciones para que múltiples archivos o carpetas pasen al siguiente paso de flujo de trabajo:
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Todos los archivos o carpetas seleccionados deben estar en el mismo paso de flujo de trabajo.
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Ninguno de los archivos o carpetas debe estar desprotegido.
Cuando los archivos o carpetas se asignan al paso Aprobado, los usuarios con permiso de solo impresión pueden acceder a ellos. Generalmente, estos usuarios son miembros del rol de acceso integrado de Operador, pero usted puede crear sus propios perfiles.
También puede permitirse que los usuarios con permisos de solo impresión impriman archivos en otros pasos del flujo de trabajo (en casos de desarrollo y pruebas de solución). Vaya a Administración de usuarios para cambiar los roles de los usuarios o agregar otros.
Para habilitar la publicación retrasada de los archivos aprobados y programar la publicación de los archivos, debe hacer lo siguiente:
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Asigne la carpeta al flujo de trabajo Proceso de aprobación de producción de etiquetas con publicación retrasada.
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Haga avanzar sus archivos mediante el proceso de flujo de trabajo hasta llegar al paso Aprobado.
Nota
En este proceso, el paso Aprobado no es el último paso. Para que se permita la impresión de los archivos, estos deben llegar al paso Publicado.
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Haga clic con el botón derecho en los archivos que haya seleccionado y haga clic en Cambiar paso de flujo de trabajo.
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En el menú desplegable Paso siguiente, seleccione Programado para publicación.
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En Fecha y hora de transición automática seleccione el momento en que debe publicarse el documento.
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Escriba el comentario y haga clic en Cambiar paso de flujo de trabajo.
Control Center monitoreará todas las acciones programadas y realizará los cambios de paso del flujo de trabajo automáticamente en la fecha y hora seleccionada.
Puede ser conveniente actualizar los privilegios de los Aprobadores en las siguientes situaciones:
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Si quiere que solo un aprobador pueda trabajar con los documentos que se encuentran en una carpeta. En la configuración predeterminada, el rol de acceso Aprobador otorga acceso a todas las carpetas.
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Si el aprobador puede trabajar con archivos de la Carpeta 1, pero no con archivos de la Carpeta 2.
La solución es inhabilitar el acceso a archivos para el rol de acceso Aprobador y luego otorgar acceso caso por caso, agregando los usuarios a otros roles.
Para cambiar el paso del flujo de trabajo de Solicitar aprobación a Aprobado, Rechazado, o cualquier otro paso definido:
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El usuario debe ser miembro del rol de acceso Aprobador.
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El rol de acceso del Aprobador debe tener permisos de lectura/escritura para la carpeta de almacenamiento de Documentos que contiene los documentos en el paso Aprobado. Para obtener más detalles, lea la sección Administración de permisos de carpetas.
Nota
Si desea aprobar o rechazar documentos y no es Aprobador, puede aprobar o rechazar documentos, pero debe ser miembro del rol de Administrador.
Para limitar el rol de acceso Aprobador de su carpeta:
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Inicie sesión en Control Center como administrador.
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Vaya a la pestaña de Usuarios > Roles de acceso.
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Haga clic en Añadir. Se abre la ventana Crear nuevo rol de acceso.
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Escriba el nombre del nuevo rol, por ejemplo, Acceso selectivo, y desplácese hasta Usuarios en este rol y agregue usuarios. Haga clic en Guardar.
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Expanda el rol Aprobador y asegúrese de que los usuarios del rol Acceso selectivo también sean miembros del rol Aprobador.
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Modifique los Permisos de carpetas de aquellas carpetas a las que desee limitar el acceso.
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Actualice el rol de Aprobador inhabilitando todos los permisos y edite el Acceso selectivo habilitando los permisos de flujos de trabajo.
Ahora, solo los miembros del rol de Acceso selectivo pueden aprobar los archivos que se encuentran en la carpeta. Los miembros del rol de Aprobador no tienen acceso a esta carpeta.
Puede añadir o eliminar los Roles de acceso que tengan permitido hacer transiciones entre los pasos de flujo de trabajo.
Haga lo siguiente para cambiar los permisos:
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Diríjase a la pestaña de Administración > Control de versiones y flujos de trabajo.
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En la sección Flujos de trabajo haga clic en el flujo de trabajo donde desee modificar los permisos.
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Se abrirá la ventana de Pasos. Haga doble clic en la flecha (transición) donde desee cambiar los permisos.
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Agregue o elimine Roles de acceso.
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Haga clic en Guardar.
Sus permisos de transición de pasos de flujo de trabajo quedarán ahora modificados.
Control Center permite crear flujos de trabajo personalizados nuevos. Use flujos de trabajo personalizados para adaptarlos a las necesidades específicas del proceso de etiquetado de su empresa.
Antes de decidir crear y utilizar flujos de trabajo personalizados, analice su proceso de etiquetado y los flujos de trabajo integrados en Control Center. Considere estas tres opciones disponibles:
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Introduzca un flujo de trabajo completamente nuevo. En este caso, está creando un nuevo flujo de trabajo desde cero. Si bien esta es la opción más flexible, asegúrese de conocer su proceso de aprobación lo suficientemente bien antes de comenzar a crear un flujo de trabajo. Esto le ahorra tiempo y le ayuda a eliminar posibles errores futuros.
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Edite los flujos de trabajo integrados. En este caso, le recomendamos que duplique y personalice el flujo de trabajo integrado más apropiado. Debido a que los pasos de un flujo de trabajo duplicado ya están configurados, solo debe realizar los cambios necesarios para adaptar los pasos del flujo de trabajo a su proceso de aprobación de etiquetas.
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Intente rediseñar y hacer coincidir su proceso de etiquetado con los flujos de trabajo integrados. Esta opción garantiza que sus flujos de trabajo seleccionados estén completamente probados y sean funcionales desde el inicio.
Antes de comenzar a crear o editar los flujos de trabajo, familiarícese con los términos utilizados en su editor de flujo de trabajo:
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Pasos: Cada flujo de trabajo contiene una o más fases llamadas «pasos». Durante el proceso de aprobación, los documentos atraviesan los pasos de aprobación predefinidos. Puede crear, nombrar y ordenar sus pasos, y luego asignar estados a cada paso.
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Estados: Los estados determinan lo que puede hacer con un documento durante un paso de flujo de trabajo. Los estados incluyen Funcionando, Bloqueado y Publicado (consulte la información que aparece a continuación para obtener una descripción detallada de los estados). Los usuarios asignados a los pasos de flujo de trabajo personalizado solo pueden usar los estados que usted les asigne a sus pasos.
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Transiciones: Usted controla la dirección del flujo de trabajo con las transiciones. Por ejemplo, cuando un revisor rechaza los cambios de alguien, puede dirigir ese documento para que vuelva al remitente, o reenviarlo a otro revisor. Todos los pasos pueden hacer transiciones hacia adelante o hacia atrás, excepto el paso inicial.
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Configurar la publicación retrasada: Los flujos de trabajo pueden contener aprobaciones cronometradas que hacen la transición del paso Aprobado al paso Publicado automáticamente en el momento que usted elija.
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A quién avisar en este paso: Usted controla quién recibe notificaciones por correo electrónico para cada paso del flujo de trabajo.
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Flujos de trabajo habilitados: Puede activar y desactivar los flujos de trabajo. Todos los flujos de trabajo requieren que esté habilitado el Control de versiones.
Nota
Para crear flujos de trabajo personalizados, debe tener un rol de acceso de Administración.
Para crear un flujo de trabajo nuevo:
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Marque el estado en Administración > Control de versiones y flujos de trabajo.
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Si desea añadir un nuevo flujo de trabajo personalizado, haga clic en Añadir. Se abre la ventana de edición para un nuevo flujo de trabajo.
Si desea agregar un flujo de trabajo personalizado basado en uno existente, seleccione ese flujo de trabajo y haga clic en Duplicar. Se abre la ventana de edición para un flujo de trabajo duplicado. Los demás pasos de la configuración son los mismos que para un nuevo flujo de trabajo, salvo por los pasos previamente configurados.
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Nota
Este paso solo está disponible en una instancia local de Control Center.
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Agregue y configure sus pasos del flujo de trabajo. Haga clic en Añadir paso en el campo Pasos para añadir nuevos pasos. Para editar un paso de flujo de trabajo existente, selecciónelo y haga clic en Editar.
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Escriba el Nombre del paso.
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Seleccione una opción para El estado del archivo cambia a:
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En progreso (trabajando): Los revisores pueden proteger, desproteger y modificar el documento. Use este estado para los primeros pasos de aprobación, cuando espera múltiples cambios en el documento, por ejemplo, en un borrador, aprobación de primer nivel, etc.
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En aprobación (bloqueado): El documento es de solo lectura mientras se encuentra en este estado. Los revisores solo pueden revisar el documento. Use este estado para impedir que se modifiquen los documentos en el paso actual. Por ejemplo, cuando se solicita aprobación.
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Publicado (bloqueado): Todos los miembros de todos los roles de acceso pueden ver los documentos. Use este estado cuando los documentos están listos para usarse en producción.
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Configure el primer paso del flujo de trabajo como Paso inicial. Solo puede definir un paso como paso inicial.
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Requiere inicio de sesión (Firma electrónica) es una medida de seguridad adicional que impide que usuarios no autorizados hagan cambios en los pasos del flujo de trabajo.
Después de habilitar la Firma electrónica, los usuarios autorizados a pasar documentos al siguiente paso de flujo de trabajo deben autenticarse nuevamente usando credenciales de Control Center.
Nota
Durante la autenticación con la Firma electrónica, la sesión permanece abierta. Después de la correcta autenticación, podrá continuar pasando el documento de etapa.
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Permitir asignación de revisión mayor: Si el documento tuvo una versión menor en el paso anterior del flujo de trabajo, el paso de etapa convierte el número de revisión actual (menor) en una revisión mayor.
Esta opción no está disponible si se habilita la opción Usar solo números de revisión mayores. Revise el estado en Administración > Control de versiones y flujos de trabajo. Obtenga más información en la sección Control de versiones y flujos de trabajo.
Ejemplo 11. Ejemplo
El número de revisión del documento en el paso "Borrador" era 3.2. Después de pasar el documento al paso "Solicitud de aprobación", su número de revisión pasa a 4.0.
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Correos electrónicos de notificación. Cada vez que un documento llega al paso de flujo de trabajo, los usuarios incluidos en la lista reciben un correo electrónico con el vínculo al documento.
Nota
Si cambia el paso del flujo de trabajo para varios documentos a la vez, los destinatarios enumerados reciben un solo correo electrónico de notificación. El correo incluye enlaces a todos los documentos relevantes.
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Para cada paso de flujo de trabajo, puede definir qué usuarios reciben correos electrónicos de notificación una vez que el documento llega al paso actual. Para ello, debe usar la opción Permitir que la persona que hace la transición elija los destinatarios.
Repita la configuración para todos los flujos de trabajo planificados. Los nuevos pasos se enumeran en los Pasos de su nuevo flujo de trabajo. Haga clic en Crear en la esquina superior derecha cuando termine.
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Para enviar correos electrónicos de notificación a los usuarios a quienes se deba informar sobre los cambios en los flujos de trabajo, haga clic en Configuración SMTP.
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Después de definir los pasos de su flujo de trabajo, defina cómo hará pasar los documentos al próximo paso del flujo de trabajo. La transición permite definir las opciones para pasar sus documentos: aprobaciones, rechazos y retrasos, antes de publicarlos. Haga clic en Añadir transición para definir la transición al siguiente paso del flujo de trabajo. Se abre la ventana Agregar transición de paso de flujo de trabajo. Defina el orden de los pasos, quiénes pueden hacer transiciones, la publicación retrasada y múltiples aprobaciones.
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Una vez que define un flujo de trabajo personalizado, puede aplicar este flujo de trabajo en sus Documentos, de la misma forma que aplica los flujos de trabajo integrados. Consulte la sección Habilitar flujos de trabajo para conocer detalles.
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Si desea eliminar un flujo de trabajo, asegúrese de que ningún archivo de sus Documentos use el flujo de trabajo o cualquiera de sus pasos.
Si aparece un mensaje de error o una advertencia durante la eliminación de un flujo de trabajo, trate de borrar los pasos individuales antes. Cuando se elimina un paso del flujo de trabajo que está en uso, aparece una advertencia que indica los nombres de los archivos que usan el paso del flujo de trabajo que está tratando de eliminar.
Nota
No es posible eliminar los flujos de trabajo integrados.