Administre los permisos de las carpetas cuando quiera limitar el acceso a determinadas carpetas de Documentos a grupos de usuarios específicos. Puede personalizar los permisos de acceso para carpetas y subcarpetas por roles de acceso específicos y aplicarlos a todos los miembros del rol de acceso.
Nota
Para una instancia local de Control Center, debe habilitar la Autenticación primero.
Si no habilita la autenticación, Control Center aplica los permisos predeterminados. Todos los usuarios tienen permisos completos sobre todas las carpetas almacenadas en Documentos.
Estas reglas definen los permisos sobre las carpetas en Documentos:
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Los permisos sobre las carpetas se configuran junto con los roles de acceso. Los usuarios pueden ser miembros de varios roles que afectan los permisos de lectura, escritura, edición y eliminación en el almacenamiento de Documentos.
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Todos los permisos que establezca para una carpeta se aplican tanto al contenido de la carpeta como a las subcarpetas.
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Las subcarpetas heredan los permisos de las carpetas principales, pero también es posible establecer permisos personalizados para cada subcarpeta.
Cuando se aplican procesos de flujo de trabajo específicos a las carpetas, se aplican estas reglas adicionales:
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Si tiene acceso de solo lectura a una carpeta, solo puede leer la última revisión aprobada y publicada de los archivos. Si los archivos aún no están aprobados y publicados, no puede leerlos.
Nota
Los usuarios en los entornos de producción deben tener acceso de solo lectura para garantizar que solo puedan ver las revisiones aprobadas y publicadas.
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Si tiene acceso total a la carpeta (permisos de lectura y escritura), puede leer todas las revisiones de los archivos.
Nota
Puede administrar los permisos de las carpetas si inicia sesión en Control Center como administrador.
Los permisos de las carpetas dependen de los roles de acceso.
Puede establecer los permisos de las carpetas editando los Roles de acceso.
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Vaya a la pestaña Usuarios > Roles de acceso y haga clic en un rol para personalizarlo desde la lista.
Nota
Si desea añadir un nuevo rol, haga clic en Añadir y siga los pasos que se indican a continuación.
Para obtener más información sobre cómo agregar roles de acceso, consulte ese tema específico.
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Vaya a la ventana Permisos para este rol > pestaña Documentos para establecer los permisos generales y predeterminados de todas las carpetas.
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Para establecer permisos personalizados para carpetas o subcarpetas específicas, desplácese hacia abajo hasta Permisos de documentos personalizados.
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Seleccione una carpeta y haga clic en Personalizar.
Control Center abre el cuadro de diálogo Personalizar permisos para la carpeta seleccionada.
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Haga clic en los permisos específicos de almacenamiento y flujos de trabajo para aplicar a este rol y carpeta.
Nota
La configuración del rol de acceso que cambie para esta carpeta se aplica a todos los usuarios a quienes se les asigne este rol de acceso.
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Haga clic en Personalizar.
Los permisos que establezca para este rol y carpeta ahora aparecen en el cuadro de diálogo Permisos personalizados de Permisos de documentos personalizados.
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Haga clic en Guardar para guardar la configuración y continuar trabajando.
Los permisos de carpetas personalizados que establezca se guardan y se aplican ahora a todos los miembros del rol de acceso.
Nota
Para instancias de Control Center locales, es necesario tener una licencia empresarial y Autenticación habilitado.
Desasignar archivos
Si un archivo de etiqueta o solución publicado se vuelve obsoleto durante su ciclo de vida, la desasignación permite hacer que deje de estar disponible para los usuarios de solo lectura. La desasignación hace que no sea necesario borrar los archivos obsoletos del almacenamiento de Documentos. La opción de desasignar archivos simplemente oculta los archivos obsoletos, por lo que se puede hacer que vuelvan a estar disponibles mediante la reasignación.
La desasignación/reasignación solo estará disponible si habilita Flujos de trabajo y Control de versiones.
Para desasignar un archivo en el almacenamiento de Documentos, haga lo siguiente:
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Haga clic con el botón derecho en el archivo para ver el menú contextual y haga clic en Desasignación. Se abre la ventana de confirmación.
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Haga clic en Aceptar para continuar. Se abre la ventana de confirmación. Escriba el motivo por el que desasigna el archivo.
Después de desasignar el archivo, se actualiza su ícono:
. Este ícono indica que el archivo ya no es visible para los usuarios de solo lectura.
Nota
Pueden desasignarse archivos aunque actualmente no estén publicado. Esta opción también está disponible para archivos que aún están en proceso de aprobación o cuya publicación se anuló anteriormente.
Reasignación de archivos:
Si desea hacer que los archivos desasignados vuelvan a estar visibles, use la opción de reasignación:
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Haga clic con el botón derecho en el documento para ver el menú contextual y haga clic en Reasignación.
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Se abre la ventana de confirmación. Escriba el motivo por el que reasigna el archivo. El archivo es visible nuevamente para los miembros de los roles de acceso con privilegios de solo lectura.
Nota
Puede ver los eventos de desasignación/reasignación y sus detalles en el Historial de Control Center.
De forma predeterminada, los roles de acceso Administrador y Aprobador tienen permiso para desasignar archivos. Si desea permitir que otros roles de acceso desasignen archivos, haga lo siguiente:
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Vaya a Administración > Roles de acceso.
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Seleccione el rol de acceso.
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En Permisos para este rol, vaya a la pestaña Documentos.
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En Permisos de documentos predeterminados > Flujos de trabajo, habilite o inhabilite Desasignar/Reasignar archivos.
De manera predeterminada, solo los miembros con rol de acceso de Administrador pueden quitar un archivo publicado del almacenamiento de Documentos. Los Administradores también pueden permitir que cualquier otro rol de acceso quite archivos publicados.
Para otorgarle al rol de acceso seleccionado el derecho de quitar los archivos publicados del almacenamiento de Documentos, haga lo siguiente:
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Vaya a Administración > Roles de acceso.
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Seleccione el rol de acceso.
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En Permisos para este rol, seleccione Documentos.
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En Permisos de documentos generales (todas las carpetas), active Eliminar archivos publicados.
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Haga clic en Guardar (parte superior o inferior de la página) para guardar la configuración y continuar trabajando.
Nota
Puede borrar archivos que contengan archivos publicados. Si no tiene permiso para borrar los archivos incluidos, aparecerá un cuadro de diálogo de error con una lista de los archivos que no pueden borrarse.