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Control Center bietet Ihnen neben Versionierung (Versionskontrollsystem) auch die Möglichkeit zur Aktivierung von Arbeitsabläufen. Anhand von Arbeitsabläufen können Sie zusätzliche Qualitätskontrollen in Ihrem Etikettendruckprozess einführen. Arbeitsabläufe beinhalten Abfolgen von verbundenen Schritten, die der Workflow-Logik folgen. Jeder Workflow hat mindestens einen Anfangs- und einen Endschritt. Neben dem aktuellen Schritt kann es einen oder mehrere weitere Schritte geben.

Wichtig

Sie müssen die Authentifizierung in Control Center aktivieren, um die Workflows zu verwenden.

Anhand von Workflows lässt sich der Status Ihrer Etikettendateien verfolgen.

Wenn Sie Ordner in Ihren Workflow-Prozess einbeziehen, hängen die Versionen, die Benutzer sehen, wenn sie Etikettendateien anfordern, von den Berechtigungen ihrer Zugriffsrollen ab. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Ordnerberechtigungen.

Genehmigungsprozess

Wichtig

Aktivieren Sie Authentifizierung in Control Center, um den Genehmigungsprozess zu verwenden.

Genehmigungsschritte hängen von der Art des verwendeten Arbeitsablaufs ab. Control Center legt die Hierarchie der Workflow-Schritte für jeden standardmäßigen Arbeitsablauf fest und bestimmt, welche Schritte als Nächstes erlaubt sind.

Dateien, die Sie in Dokumentenspeicher-Ordner laden, für die Arbeitsabläufe aktiviert sind, beginnen im Schritt Entwurf. Wenn die Autoren das anfängliche Layout und die Erstellung des Etiketteninhalts abgeschlossen haben, verschieben sie die Datei in den nächsten Schritt: Genehmigung anfordern. Sofern dies konfiguriert ist, erhalten Genehmiger E-Mail-Benachrichtigungen für Dateien, die ihnen zwecks Prüfung und Genehmigung zugewiesen sind. Genehmiger können Dateien ablehnen (Reject), woraufhin die Autoren benachrichtigt werden, dass Änderungen erforderlich sind. Wenn dies nicht der Fall ist, werden die Dateien genehmigt. Eine Genehmigung versetzt die Datei in den Schritt Approved (Genehmigt). Jeder Workflow bestimmt die verfügbaren Schritte und die Übergänge von einem Schritt zu einem anderen.

Anmerkung

Um Benachrichtigungs-E-Mails erfolgreich versenden zu können, muss Ihr E-Mail-Server auf der Whitelist stehen.

Wenn Ihr E-Mail-Server nicht in der Whitelist aufgeführt ist, tritt folgender Fehler auf:

Der Wert kann nicht Null sein. (Parameter 'Adresse')

Beim Verschieben von Dateien in den Approved-Schritt müssen die Benutzer möglicherweise erneut Ihre Zugangsdaten eingeben. Durch eine solche erneute Authentifizierung wird sichergestellt, dass noch immer die richtigen Benutzer angemeldet sind. Der zweistufige Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion beinhaltet diese erneute Authentifizierung standardmäßig.

Der Schritt Genehmigt (oder Veröffentlicht in einigen Arbeitsabläufen) ist der letzte Status von Dateien. Vor Genehmigung und Veröffentlichung von Etiketten können Sie sie nicht in der Produktion verwenden. Benutzer mit der Operator-Rolle (bzw. jeder Benutzer, der nur Druckberechtigung hat) sehen nur Dateien mit dem Status Approved/Published (Genehmigt/Veröffentlicht). Autoren können an neuen Versionen von Etikettendateien arbeiten, aber diese Änderungen sind für Benutzer, die nur Druckberechtigung haben, erst dann sichtbar, wenn sie den Approved-Status erreichen.

Anmerkung

Dateien werden für Benutzer mit der Zugriffsrolle Operator (Druckanwender und Nur-Drucken-Benutzer) sichtbar, wenn sie genehmigt/veröffentlicht werden.

Label Production Approval Process (Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion)

Dieser Workflow nutzt Standard-Genehmigungsprozesse. Die Dokumente beginnen als Entwürfe. Wenn die Arbeit an ihnen abgeschlossen ist, fordern die Autoren eine Genehmigung an. Genehmiger können die Dokumente dann entweder genehmigen oder ablehnen. Wenn sie abgelehnt werden, können Autoren weitere Änderungen vornehmen und die Genehmigung erneut anfordern. Nach der Genehmigung werden Dokumente automatisch veröffentlicht.

Druckanwender können nur veröffentlichte Dokumente sehen. Sie haben nur Druckberechtigung und können nur die letzte, genehmigte (und veröffentlichte) Version eines Dokuments nutzen. Wenn es im Dokumentenspeicher nicht genehmigte Versionen gibt, sind diese für Druckanwender nicht sichtbar.

Das System dokumentiert alle Änderungen an Workflow-Schritten. Wenn Benutzer Schritte ändern, müssen sie Kommentare zu diesen Änderungen angeben.

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Zweistufiger Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion

Dieser Workflow ähnelt dem Workflow Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion; es gibt jedoch einen Unterschied. Dieser Workflow aktiviert den zweistufigen Genehmigungsprozess. Bevor das Dokument genehmigt (und veröffentlicht) wird, muss es von zwei unabhängigen Personen mit Genehmigungsberechtigung geprüft und genehmigt werden. Das Dokument wird erst veröffentlicht, wenn es beide Genehmigungsschritte erfolgreich durchlaufen hat.

Anmerkung

Unabhängige Genehmiger müssen in Control Center als eindeutige Benutzer angemeldet sein.

Dieser Prozess kann so konfiguriert werden, dass es zwei separate Genehmiger (oder zwei Gruppen mit mehreren Genehmigern) für jeden Schritt des Genehmigungsprozesses gibt.

  • Erste Genehmigung anfordern: Weist dem ersten Genehmigungsschritt eindeutige Benutzer hinzu.

  • Letzte Genehmigung anfordern: Weist dem zweiten Genehmigungsschritt eindeutige Benutzer hinzu.

Um den Status „Genehmigt“ zu erreichen, muss das Dokument von einem eindeutigen Mitglied beider Gruppen genehmigt werden.

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Label Production Approval Process with Delayed Publishing (Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion mit verzögerter Veröffentlichung)

Dieser Workflow ähnelt dem Workflow Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion; es gibt jedoch einen Unterschied. Bei diesem Workflow besteht ein Unterschied zwischen den Status Approved (Genehmigt) und Published (Veröffentlicht). Nach Genehmigung des Dokuments ist es einsatzbereit, kann jedoch noch nicht von den Druckanwendern genutzt werden. In einigen Umgebungen muss die Aktivierung des letzten Status (Published) verzögert erfolgen. Unter Umständen muss damit bis zur nächsten Arbeitsschicht, bis zu einem bestimmten Datum (etwa nach den Ferien) oder bis zur Anforderung neuer Etikettendesigns im Rahmen eines Produktionsauftrags gewartet werden. Sie können das Datum und die Uhrzeit für die Veröffentlichung festlegen.

Der Übergang in den Status „Published“ kann manuell oder auch automatisch durch das System erfolgen. Der Status „Approved“ ist nicht der finale Status, sondern wird gefolgt von:

  • Veröffentlicht. In diesem Fall wird der Übergang zum Status „Veröffentlicht“ vom Benutzer durchgeführt.

  • Geplant zur Veröffentlichung. In diesem Fall wird der Übergang zum Status „Published“ am im Workflow festgelegten Datum und zur festgelegten Uhrzeit vom System durchgeführt.

In beiden Fällen wird die Änderung des Schritts in der Systemdatenbank protokolliert.

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Aktivierung von Workflows

Sie aktivieren Ihre Arbeitsabläufe in der Registerkarte Verwaltung > Versionierung und Workflows. Stellen Sie Arbeitsabläufe für Dokumentenspeicher auf aktiviert.

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Dokumente.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem Sie die Workflow-Steuerung aktivieren möchten, und klicken Sie dann auf Workflow einstellen

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  3. Wählen Sie die Option, die Sie für den Ordner aktivieren möchten.

    • Kein Workflow deaktiviert Workflow-Kontrolle für den aktuellen Ordner.

    • Workflow aus übergeordnetem Ordner verwenden. Wenn Sie den Workflow für den übergeordneten Ordner ändern, wird diese Änderung auch auf den aktuellen Ordner angewandt.

    • Workflow auswählen legt den Workflow für den aktuellen Ordner fest. Sie können die integrierten Arbeitsabläufe auswählen oder Ihren individuell erstellten Workflow.

Dateien oder Ordnern Workflow-Schritte zuweisen

Jede Datei in Ordnern, die dem Workflow unterliegen, ist einem bestimmten Workflow-Schritt zugewiesen.

Wenn Sie neue Dateien hochladen oder einen Workflow für den vorhandenen Ordner aktivieren, befinden sich Ihre Dateien im ersten Schritt des Arbeitsablaufs. Bei vordefinierten Arbeitsabläufen wie Arbeitsablauf Etikettenproduktion und Zweistufige Genehmigung ist der anfängliche Schritt Entwurf. Wenn Sie den Workflow-Schritt für die ausgewählte Dateien oder Ordner ändern, wird der neue Schritt der Datei automatisch zugewiesen, beispielsweise Genehmigung anfordern. Sie können den Workflow-Schritt nur gemäß den Vorgaben im Rahmen der Workflow-Regeln in den nächsten Schritt ändern.

Sie können den Workflow-Schritt ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ausgewählte Dateien klicken, um das Kontextmenü zu öffnen, und dann auf Workflow-Schritt ändern klicken.

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Workflow-Schritt auf den nächsten verfügbaren Schritt ändern. In diesem Fall von Entwurf auf Genehmigung anfordern.

Control Center ermöglicht es Ihnen, den Workflow-Schritt gleichzeitig für mehrere Dateien oder Ordner zu ändern. Wählen Ihre Dateien aus und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie die Option Workflow-Schritt ändern, um Ihre Dateien in den nächsten verfügbaren Workflow-Schritt zu versetzen.

Abbildung 1.

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Änderung des Workflow-Schritts auf mehrere Dateien mit ausgewählter Vorschau.


Es gibt zwei Voraussetzungen, damit mehrere Dateien oder Ordner in den nächsten Workflow-Schritt versetzt werden können:

  • Alle ausgewählten Dateien oder Ordner müssen sich im selben Workflow-Schritt befinden.

  • Keine der Dateien oder Ordner darf ausgecheckt sein.

Wenn Ihre Dateien oder Ordner dem Schritt Genehmigt zugewiesen ist, wird sie für Nur-Drucken-Benutzer zugänglich. Dies sind für gewöhnlich Inhaber der integrierten Zugriffsrolle Operator, aber Sie können auch eigene Rollen erstellen.

Nur-Drucken-Benutzer dürfen in bestimmten Fällen auch Dateien in andern Workflow-Schritten drucken (bei Entwicklung und Tests von Lösungen). Gehen Sie zu Benutzerverwaltung, um Rollen für Benutzer zu ändern oder hinzuzufügen.

Verzögertes Veröffentlichen konfigurieren

Um eine verzögerte Veröffentlichung genehmigter Dateien zu aktivieren und die Dateiveröffentlichung zu planen:

  1. Weisen Sie Ihren Ordner dem Workflow Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion mit verzögerter Veröffentlichung zu.

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  2. Verarbeiten Sie Ihre Dateien durch den Workflow-Prozess, bis Sie den Schritt Genehmigt erreichen.

    Anmerkung

    In diesem Prozess ist der Schritt Genehmigt nicht der finale Schritt. Damit Ihre Dateien gedruckt werden können, müssen die Dateien den Schritt Veröffentlicht erreichen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Dateien und dann auf Workflow-Schritt ändern.

  4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Nächster Schritt die Option Geplant zur Veröffentlichung.

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  5. Wählen Sie Automatische Übergangszeit für den Zeitpunkt, an dem Ihr Dokument veröffentlicht werden soll.

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  6. Geben Sie den Kommentar ein und klicken Sie auf Workflow-Schritt ändern.

Control Center überwacht alle geplanten Aktionen und führt den Wechsel der Workflow-Schritte zum festgelegten Zeitpunkt automatisch aus.

Ordnerzugriff für Genehmiger beschränken

Sie sollten die Berechtigungen für Genehmiger ggf. aktualisieren, wenn:

  • Sie wollen, dass nur ein Genehmiger mit Dokumenten in einem Ordner arbeiten kann. Standardmäßig gibt die Inhaberschaft der Zugriffsrolle Approver Ihnen Zugriff auf alle Ordner.

  • Der Genehmiger mit Dateien in Ordner1, aber nicht in Dateien in Ordner2 arbeiten kann.

Um dies zu ändern, muss der Dateizugriff der Zugriffsrolle Approver deaktiviert werden. Danach können Zugriffsrechte auf Fallbasis zugewiesen werden, indem Benutzer zu anderen Rollen hinzugefügt werden.

So setzen Sie den Workflow-Schritt von Genehmigung anfordern auf Genehmigt, Abgelehnt oder einen anderen festgelegten Schritt:

  • Der Benutzer muss Inhaber der Zugriffsrolle Approver sein.

  • Die Zugriffsrolle Approver muss Lese-/Schreibrechte für den Speicherordner Dokumente haben, der die Dokumente im Schritt Genehmigung enthält. Weitere Informationen enthält der Abschnitt Ordnerberechtigungen verwalten.

Anmerkung

Wenn Sie Dokumente genehmigen oder ablehnen wollen und kein Genehmiger sind, können Sie die Dokumente auch genehmigen oder ablehnen, Sie sollten jedoch Inhaber der Rolle Administrator sein.

Um die Zugriffsrolle Genehmiger auf Ihren Ordner zu beschränken:

  1. Melden Sie sich als Administrator beim Control Center an.

  2. Öffnen Sie die Registerkarte Benutzer > Zugriffsrollen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Neue Zugriffsrolle erstellen wird geöffnet.

  4. Geben Sie einen Namen für eine neue Rolle ein, z. B. Selektiver Zugriff, navigieren Sie dann zu Benutzer in dieser Rolle und fügen Sie Benutzer hinzu. Klicken Sie auf Speichern.

  5. Erweitern Sie die Rolle Genehmiger und stellen Sie sicher, dass die Benutzer mit der Rolle Selektiver Zugriff auch Inhaber der Rolle Genehmiger sind.

  6. Ändern Sie dieOrdnerberechtigungen für Ordner, bei denen Sie den Ordnerzugriff einschränken möchten.

  7. Aktualisieren Sie die Rolle Genehmiger, indem Sie alle Berechtigungen deaktivieren, und bearbeiten Sie dann die Rolle Selektiver Zugriff, indem Sie Workflow-Berechtigungen aktivieren.

Nur Inhaber der Rolle Selektiver Zugriff können jetzt Dateien in Ihrem Ordner genehmigen. Inhaber der Rolle Genehmiger haben keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Ändern der Berechtigungen für Workflow-Schrittübergänge

Sie können Zugriffsrollen hinzufügen oder entfernen, die Übergänge zwischen Workflow-Schritten vornehmen können.

So ändern Sie die Berechtigungen:

  1. Gehen Sie zur Registerkarte Verwaltung > Versionierung und Workflows.

  2. Klicken Sie im Abschnitt Workflows bzw. Arbeitsabläufe auf den Workflow, für den Sie die Berechtigungen ändern möchten.

  3. Das Fenster Schritte wird geöffnet. Doppelklicken Sie auf den Pfeil (Übergang), wo Sie die Berechtigungen ändern möchten.

  4. Hinzufügen oder Entfernen von Zugriffsrollen.

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  5. Klicken Sie auf Speichern.

Die Berechtigungen für die Übergänge Ihrer Workflow-Schritte sind nun geändert.

Benutzerdefinierte Workflows erstellen

Control Center ermöglicht es Ihnen, neue eigene Arbeitsabläufe zu erstellen. Nutzen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, um den spezifischen Anforderungen des Etikettierungsprozesses in Ihrem Unternehmen zu entsprechen.

Bevor Sie sich für die Erstellung und Nutzung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe entscheiden, analysieren Sie Ihren Etikettierungsprozess und die in Control Center integrierten Arbeitsabläufe. Ziehen Sie die folgenden drei Optionen in Betracht:

  • Einführung eines vollkommen neuen Arbeitsablaufs. In diesem Fall erstellen Sie einen neuen Workflow von Grund auf. Obwohl dies die flexibelste Option ist, sollten Sie vor Erstellung eines Arbeitsablaufs sicherstellen, dass Sie Ihren Genehmigungsprozess gut genug kennen. Dies spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, potenzielle zukünftige Fehler zu vermeiden.

  • Bearbeiten der integrierten Workflows. In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, den am besten geeigneten integrierten Workflow zu duplizieren und anzupassen. Da die Schritte in einem duplizierten Workflow bereits konfiguriert sind, müssen Sie nur die nötigen Änderungen vornehmen, um die Workflow-Schritte an Ihren Etiketten-Genehmigungsprozess anzupassen.

  • Anpassung Ihres Etikettierungsprozesses an die integrierten Arbeitsabläufe. Mit dieser Option stellen Sie sicher, dass Ihre ausgewählten Arbeitsabläufe vollständig getestet wurden und direkt funktionieren.

Bevor Sie mit der Erstellung oder Bearbeitung der Workflows beginnen, sollten Sie sich mit den Begriffen vertraut machen, die in Ihrem Workflow-Editor verwendet werden:

  • Schritte: Jeder Workflow beinhaltet eine oder mehrere Phasen, die als „Schritte“ bezeichnet werden. Während des Genehmigungsprozesses durchlaufen Ihre Dokumente die vordefinierten Genehmigungsschritte. Sie können Ihre Schritte erstellen, benennen und sortieren und danach jedem Schritt Status zuordnen.

  • Status: Status bestimmen, was Sie mit einem Dokument während eines Workflow-Schritts tun können. Mögliche Status sind In Arbeit, Gesperrt und Veröffentlicht (siehe unten für eine detaillierte Beschreibung der Status). Benutzer, die benutzerdefinierten Workflow-Schritten zugewiesen sind, können nur die Status nutzen, die Sie den jeweiligen Schritten zuordnen.

  • Übergänge: Mit Übergängen steuern Sie die Richtung des Arbeitsablaufs. Wenn ein Prüfer z. B. die Änderungen einer Person ablehnt, können Sie das jeweilige Dokument wieder an den Einreicher zurücksenden oder an einen anderen Prüfer übergeben. Alle Schritte können vorwärts oder rückwärts geleitet werden, mit Ausnahme Ihres anfänglichen Schritts.

  • Verzögertes Veröffentlichen: Arbeitsabläufe können zeitlich festgelegte Genehmigungen enthalten, die Ihre Dokumente zu dem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt automatisch vom Schritt Genehmigt auf Veröffentlicht übergehen lassen.

  • Empfänger von Benachrichtigungen in diesem Schritt: Sie bestimmen, wer E-Mail-Benachrichtigungen über jeden Workflow-Schritt erhält.

  • Aktivierte Arbeitsabläufe: Sie können zwischen der Aktivierung/Deaktivierung von Arbeitsabläufen umschalten. Für alle Arbeitsabläufe muss Versionierung aktiviert werden.

Anmerkung

Um benutzerdefinierte Arbeitsabläufe zu erstellen, müssen Sie Inhaber der Zugriffsrolle Administrator sein.

Um einen neuen Workflow zu erstellen:

  1. Gehen Sie zu Verwaltung > Versionierung und Workflows.

  2. Wenn Sie einen neuen benutzerdefinierten Workflow hinzufügen wollen, klicken Sie auf Hinzufügen. Das Bearbeitungsfenster für einen neuen Workflow wird geöffnet.

    Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow auf Basis eines vorhandenen Workflows hinzufügen, wählen Sie den vorhandenen Workflow und klicken Sie auf Duplizieren. Das Bearbeitungsfenster für einen duplizierten Workflow wird geöffnet. Die weiteren Konfigurationsschritte sind dieselben wie für einen neuen Workflow, außer für die bereits konfigurierten Schritte.

  3. Anmerkung

    Dieser Schritt ist nur bei On-premise Control Center verfügbar.

  4. Fügen Sie Ihre Workflow-Schritte hinzu und konfigurieren Sie sie. Klicken Sie auf Schritt hinzufügen im Feld Schritte, um neue Schritte hinzuzufügen. Um einen vorhandenen Workflow-Schritt hinzuzufügen, klicken Sie auf den Schritt und klicken Sie auf Bearbeiten.

    • Geben Sie den Schrittnamen ein.

    • Wählen Sie Dateistatus ändert sich in für diesen Schritt:

      • In Arbeit: Prüfer können das Dokument einchecken, auschecken und ändern. Verwenden Sie diesen Status für frühe Genehmigungsschritte, in sie mehrere Änderungen am Dokument erwarten, z. B. Entwurf, Genehmigung erster Stufe usw.

      • In Genehmigung (Gesperrt): Das Dokument ist in diesem Status schreibgeschützt. Prüfer können das Dokument nur anzeigen. Verwenden Sie diesen Status, um Dokumente im aktuellen Schritt unverändert zu lassen, z. B. bei Genehmigungsanfragen.

      • Veröffentlicht (gesperrt): Die Dokumente sind für Inhaber aller Zugriffsrollen sichtbar. Verwenden Sie diesen Status für Dokumente, die bereit zum Einsatz in der Produktion sind.

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    • Legen Sie Ihren ersten Workflow-Schritt als der Anfängliche Schritt fest. Sie können nur einen Schritt als anfänglichen Schritt festlegen.

    • Anmeldung erforderlich (Elektronische Signatur) ist eine zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, die verhindert, dass nicht autorisierte Benutzer Änderungen an Workflow-Schritten vornehmen.

      Nachdem Sie die Elektronische Signatur aktiviert haben, müssen sich Benutzer, die autorisiert sind, die Dokumente in den nächsten Workflow-Schritt zu versetzen, erneut mit ihren Control Center Zugangsdaten anmelden.

      Anmerkung

      Während mit Elektronische Signatur authentifiziert wird, bleibt Ihre Sitzung geöffnet. Nach erfolgreicher Authentifizierung können Sie mit der Versetzung Ihres Dokuments in den nächsten Schritt fortfahren.

    • Als Hauptversion festlegen: Wenn Ihr Dokument im vorherigen Workflow-Schritt als Zwischenversion gekennzeichnet war, wird die aktuelle (Zwischen-)Versionsnummer durch die Beförderung in eine Hauptversionsnummer geändert.

      Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie die Option Nur Hauptversionsnummern verwenden aktivieren. Prüfen Sie den Status unter Verwaltung > Versionierung und Workflows. Weitere Informationen finden Sie unter Versionierung und Workflows.

      Beispiel 11. Beispiel

      Die Revisionsnummer des Dokuments im „Draft“-Schritt war 3.2. Nach Beförderung des Dokuments in den Schritt „Request for approval“ wird die Versionsnummer auf 4.0 gesetzt.


    • Benachrichtigungs-E-Mails. Wenn ein Dokument den Workflow-Schritt erreicht, erhalten die hier aufgelisteten Benutzer eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument.

      Anmerkung

      Wenn Sie den Workflow-Schritt für mehrere Dokumente gleichzeitig ändern, erhalten die aufgeführten Empfänger eine einzelne Benachrichtigungs-E-Mail. Die Mail enthält Links zu allen relevanten Dokumenten.

    • Sie können für jeden Workflow-Schritt über die Option Person, die Übergang durchführt, Empfänger wählen lassen festlegen, welche Benutzer per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Dokument den aktuellen Schritt erreicht.

    Wiederholen Sie die Konfiguration für alle Ihre geplanten Workflow-Schritte. Die neuen Schritte werden unter den Schritten Ihres neuen Arbeitsablaufs aufgelistet. Klicken Sie abschließend auf Erstellen oben rechts.

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  5. Um Benachrichtigungs-E-Mails an die Benutzer zu senden, die über Änderungen in Arbeitsabläufen informiert werden sollten, klicken Sie auf SMTP-Einstellungen.

  6. Nach Definition der Schritte für Ihren Workflow legen Sie fest, wie Sie die Dokumente in den nächsten Workflow-Schritt versetzen werden. Anhand von Übergängen können Sie die Versetzungsoptionen für Ihre Dokumente festlegen: Genehmigungen, Ablehnungen und Zeitverzögerungen vor der Veröffentlichung. Klicken Sie auf Übergang hinzufügen, um den Übergang zum nächsten Schritt Ihres Arbeitsablaufs festzulegen. Das Fenster Workflow-Schrittübergang hinzufügen wird geöffnet. Legen Sie die Reihenfolge der Schritte fest, wer Übergänge, verzögertes Veröffentlichen und mehrere Genehmigungen durchführen kann.

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  7. Nachdem Sie einen benutzerdefinierten Workflow festgelegt haben, können Sie ihn in Dokumente auf dieselbe Art anwenden wie die integrierten Arbeitsabläufe. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Aktivierung von Arbeitsabläufen.

  8. Wenn Sie Ihren Workflow löschen möchten, stellen Sie sicher, dass keine der Dateien in Dokumente den Workflow oder darin enthaltene Schritte verwenden.

    Wenn ein Fehler oder eine Warnung auftritt, während Sie Ihren Workflow löschen, versuchen Sie, zuerst die einzelnen Schritte zu löschen. Wenn Sie den Workflow-Schritt, der in Gebrauch ist, löschen, zeigt eine Warnmeldung die Namen der Dateien an, die diesen Schritt nutzen.

    Anmerkung

    Sie können integrierte Arbeitsabläufe nicht löschen.