Workflows (Arbeitsabläufe)

Genehmigungsschritte hängen von der Art des verwendeten Arbeitsablaufs ab. Control Center legt die Hierarchie der Workflow-Schritte für jeden standardmäßigen Arbeitsablauf fest und bestimmt, welche Schritte als Nächstes erlaubt sind.

Dateien, die Sie in Dokumentenspeicher-Ordner laden, für die Arbeitsabläufe aktiviert sind, beginnen im Schritt Entwurf. Wenn die Autoren das anfängliche Layout und die Erstellung des Etiketteninhalts abgeschlossen haben, verschieben sie die Datei in den nächsten Schritt: Genehmigung anfordern. Sofern dies konfiguriert ist, erhalten Genehmiger E-Mail-Benachrichtigungen für Dateien, die ihnen zwecks Prüfung und Genehmigung zugewiesen sind. Genehmiger können Dateien ablehnen (Reject), woraufhin die Autoren benachrichtigt werden, dass Änderungen erforderlich sind. Wenn dies nicht der Fall ist, werden die Dateien genehmigt. Eine Genehmigung versetzt die Datei in den Schritt Approved (Genehmigt). Jeder Workflow bestimmt die verfügbaren Schritte und die Übergänge von einem Schritt zu einem anderen.

Beim Verschieben von Dateien in den Approved-Schritt müssen die Benutzer möglicherweise erneut Ihre Zugangsdaten eingeben. Durch eine solche erneute Authentifizierung wird sichergestellt, dass noch immer die richtigen Benutzer angemeldet sind. Der zweistufige Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion beinhaltet diese erneute Authentifizierung standardmäßig.

Der Schritt Genehmigt (oder Veröffentlicht in einigen Arbeitsabläufen) ist der letzte Status von Dateien. Vor Genehmigung und Veröffentlichung von Etiketten können Sie sie nicht in der Produktion verwenden. Benutzer mit der Operator-Rolle (bzw. jeder Benutzer, der nur Druckberechtigung hat) sehen nur Dateien mit dem Status Approved/Published (Genehmigt/Veröffentlicht). Autoren können an neuen Versionen von Etikettendateien arbeiten, aber diese Änderungen sind für Benutzer, die nur Druckberechtigung haben, erst dann sichtbar, wenn sie den Approved-Status erreichen.

Dieser Workflow nutzt Standard-Genehmigungsprozesse. Die Dokumente beginnen als Entwürfe. Wenn die Arbeit an ihnen abgeschlossen ist, fordern die Autoren eine Genehmigung an. Genehmiger können die Dokumente dann entweder genehmigen oder ablehnen. Wenn sie abgelehnt werden, können Autoren weitere Änderungen vornehmen und die Genehmigung erneut anfordern. Nach der Genehmigung werden Dokumente automatisch veröffentlicht.

Druckanwender können nur veröffentlichte Dokumente sehen. Sie haben nur Druckberechtigung und können nur die letzte, genehmigte (und veröffentlichte) Version eines Dokuments nutzen. Wenn es im Dokumentenspeicher nicht genehmigte Versionen gibt, sind diese für Druckanwender nicht sichtbar.

Das System dokumentiert alle Änderungen an Workflow-Schritten. Wenn Benutzer Schritte ändern, müssen sie Kommentare zu diesen Änderungen angeben.

Dieser Workflow ähnelt dem Workflow Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion; es gibt jedoch einen Unterschied. Dieser Workflow aktiviert den zweistufigen Genehmigungsprozess. Bevor das Dokument genehmigt (und veröffentlicht) wird, muss es von zwei unabhängigen Personen mit Genehmigungsberechtigung geprüft und genehmigt werden. Das Dokument wird erst veröffentlicht, wenn es beide Genehmigungsschritte erfolgreich durchlaufen hat.

Dieser Prozess kann so konfiguriert werden, dass es zwei separate Genehmiger (oder zwei Gruppen mit mehreren Genehmigern) für jeden Schritt des Genehmigungsprozesses gibt.

Um den Status „Genehmigt“ zu erreichen, muss das Dokument von einem eindeutigen Mitglied beider Gruppen genehmigt werden.

Dieser Workflow ähnelt dem Workflow Genehmigungsprozess in der Etikettenproduktion; es gibt jedoch einen Unterschied. Bei diesem Workflow besteht ein Unterschied zwischen den Status Approved (Genehmigt) und Published (Veröffentlicht). Nach Genehmigung des Dokuments ist es einsatzbereit, kann jedoch noch nicht von den Druckanwendern genutzt werden. In einigen Umgebungen muss die Aktivierung des letzten Status (Published) verzögert erfolgen. Unter Umständen muss damit bis zur nächsten Arbeitsschicht, bis zu einem bestimmten Datum (etwa nach den Ferien) oder bis zur Anforderung neuer Etikettendesigns im Rahmen eines Produktionsauftrags gewartet werden. Sie können das Datum und die Uhrzeit für die Veröffentlichung festlegen.

Der Übergang in den Status „Published“ kann manuell oder auch automatisch durch das System erfolgen. Der Status „Approved“ ist nicht der finale Status, sondern wird gefolgt von:

In beiden Fällen wird die Änderung des Schritts in der Systemdatenbank protokolliert.

Sie aktivieren Ihre Arbeitsabläufe in der Registerkarte Verwaltung > Versionierung und Workflows. Stellen Sie Arbeitsabläufe für Dokumentenspeicher auf aktiviert.

Jede Datei in Ordnern, die dem Workflow unterliegen, ist einem bestimmten Workflow-Schritt zugewiesen.

Wenn Sie neue Dateien hochladen oder einen Workflow für den vorhandenen Ordner aktivieren, befinden sich Ihre Dateien im ersten Schritt des Arbeitsablaufs. Bei vordefinierten Arbeitsabläufen wie Arbeitsablauf Etikettenproduktion und Zweistufige Genehmigung ist der anfängliche Schritt Entwurf. Wenn Sie den Workflow-Schritt für die ausgewählte Dateien oder Ordner ändern, wird der neue Schritt der Datei automatisch zugewiesen, beispielsweise Genehmigung anfordern. Sie können den Workflow-Schritt nur gemäß den Vorgaben im Rahmen der Workflow-Regeln in den nächsten Schritt ändern.

Sie können den Workflow-Schritt ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ausgewählte Dateien klicken, um das Kontextmenü zu öffnen, und dann auf Workflow-Schritt ändern klicken.

Workflow-Schritt auf den nächsten verfügbaren Schritt ändern. In diesem Fall von Entwurf auf Genehmigung anfordern.

Control Center ermöglicht es Ihnen, den Workflow-Schritt gleichzeitig für mehrere Dateien oder Ordner zu ändern. Wählen Ihre Dateien aus und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie die Option Workflow-Schritt ändern, um Ihre Dateien in den nächsten verfügbaren Workflow-Schritt zu versetzen.

Abbildung 1.

Änderung des Workflow-Schritts auf mehrere Dateien mit ausgewählter Vorschau.

Es gibt zwei Voraussetzungen, damit mehrere Dateien oder Ordner in den nächsten Workflow-Schritt versetzt werden können:

Wenn Ihre Dateien oder Ordner dem Schritt Genehmigt zugewiesen ist, wird sie für Nur-Drucken-Benutzer zugänglich. Dies sind für gewöhnlich Inhaber der integrierten Zugriffsrolle Operator, aber Sie können auch eigene Rollen erstellen.

Nur-Drucken-Benutzer dürfen in bestimmten Fällen auch Dateien in andern Workflow-Schritten drucken (bei Entwicklung und Tests von Lösungen). Gehen Sie zu Benutzerverwaltung, um Rollen für Benutzer zu ändern oder hinzuzufügen.

Um eine verzögerte Veröffentlichung genehmigter Dateien zu aktivieren und die Dateiveröffentlichung zu planen:

Control Center überwacht alle geplanten Aktionen und führt den Wechsel der Workflow-Schritte zum festgelegten Zeitpunkt automatisch aus.

Sie sollten die Berechtigungen für Genehmiger ggf. aktualisieren, wenn:

Um dies zu ändern, muss der Dateizugriff der Zugriffsrolle Approver deaktiviert werden. Danach können Zugriffsrechte auf Fallbasis zugewiesen werden, indem Benutzer zu anderen Rollen hinzugefügt werden.

So setzen Sie den Workflow-Schritt von Genehmigung anfordern auf Genehmigt, Abgelehnt oder einen anderen festgelegten Schritt:

Um die Zugriffsrolle Genehmiger auf Ihren Ordner zu beschränken:

Nur Inhaber der Rolle Selektiver Zugriff können jetzt Dateien in Ihrem Ordner genehmigen. Inhaber der Rolle Genehmiger haben keinen Zugriff auf diesen Ordner.

Sie können Zugriffsrollen hinzufügen oder entfernen, die Übergänge zwischen Workflow-Schritten vornehmen können.

So ändern Sie die Berechtigungen:

Die Berechtigungen für die Übergänge Ihrer Workflow-Schritte sind nun geändert.

Control Center ermöglicht es Ihnen, neue eigene Arbeitsabläufe zu erstellen. Nutzen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, um den spezifischen Anforderungen des Etikettierungsprozesses in Ihrem Unternehmen zu entsprechen.

Bevor Sie sich für die Erstellung und Nutzung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe entscheiden, analysieren Sie Ihren Etikettierungsprozess und die in Control Center integrierten Arbeitsabläufe. Ziehen Sie die folgenden drei Optionen in Betracht:

Bevor Sie mit der Erstellung oder Bearbeitung der Workflows beginnen, sollten Sie sich mit den Begriffen vertraut machen, die in Ihrem Workflow-Editor verwendet werden: