Verwalten Sie Ihre Ordnerberechtigungen, wenn Sie den Zugriff auf bestimmte Ordner in Dokumente auf spezifische Benutzergruppen beschränken wollen. Sie können Zugriffsberechtigungen für Ordner und Unterordner durch bestimmte Zugriffsrollen anpassen und diese auf alle Zugriffsrolleninhaber anwenden.
Anmerkung
Für Control Center vor Ort müssen Sie zuerst Authentifizierung aktivieren.
Falls Sie die Authentifizierung nicht aktivieren, wendet Control Center die Standardberechtigungen an. Alle Benutzer haben vollständige Berechtigungen für alle Ordner, die in Dokumente gespeichert werden.
Diese Regeln definieren Ordnerberechtigungen in Dokumente:
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Sie legen Ordnerberechtigungen für Ordner zusammen mit Zugriffsrollen fest. Benutzer können mehrere Rollen innehaben, die sich auf die Möglichkeiten zum Lesen, Schreiben und Löschen von Dokumenten im Dokumentenspeicher auswirken.
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Alle Berechtigungen, die Sie für einen Ordner festlegen, gelten sowohl für den Inhalt des Ordners als auch für den Inhalt seiner Unterordner.
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Unterordner beziehen ihre Berechtigungen von den übergeordneten Ordnern, Sie können aber auch benutzerdefinierte Berechtigungen für jeden Unterordner festlegen.
Wenn Sie bestimmte Workflow-Prozesse auf Ihre Ordner anwenden, treten die folgenden zusätzlichen Regeln in Kraft:
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Wenn Sie Nur-Lesen-Zugriff auf einen Ordner haben, können Sie nur die letzte genehmigte und veröffentlichte Version Ihrer Dateien anzeigen/lesen. Wenn Dateien noch nicht genehmigt-veröffentlicht sind, können Sie sie nicht lesen.
Anmerkung
Benutzer in Produktionsumgebungen dürfen nur Lesezugriff haben, um sicherzustellen, dass sie ausschließlich genehmigte und veröffentlichte Revisionen sehen.
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Wenn Sie uneingeschränkten Ordnerzugriff haben (Lese- und Schreibrechte), können Sie alle Dateiversionen anzeigen.
Anmerkung
Sie können Ordnerberechtigungen verwalten, wenn Sie sich in Control Center als Administrator anmelden.
Ordnerberechtigungen hängen von Zugriffsrollen ab.
Sie können die Ordnerberechtigungen einstellen, indem Sie die Zugriffsrollen bearbeiten.
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Gehen Sie zur Registerkarte Benutzer > Zugriffsrollen und klicken Sie auf eine Rolle in der Liste, um sie anzupassen.
Anmerkung
Wenn Sie eine neue Rolle hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen und folgen Sie dann den nachstehenden Schritten.
Weitere Informationen über das Hinzufügen von Zugriffsrollen enthält ein spezielles Thema.
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Gehen Sie zum Fenster Berechtigungen für diese Rolle > Registerkarte Dokumente, um allgemeine und standardmäßige Berechtigungen für alle Ordner festzulegen.
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Um benutzerdefinierte Berechtigungen für bestimmte Ordner oder Unterordner festzulegen, navigieren Sie nach unten zu Benutzerdefinierte Berechtigungen für Dokument.
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Wählen Sie einen Ordner und klicken Sie auf Anpassen.
Control Center öffnet den Dialog Berechtigungen anpassen für den ausgewählten Ordner.
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Klicken Sie auf bestimmte Speicher- und Workflow-Berechtigungen, die Sie auf diese Rolle und diesen Ordner anwenden möchten.
Anmerkung
Die Zugriffsrollen-Einstellungen, die Sie für diesen Ordner ändern, gelten für alle Benutzer, denen die jeweilige Zugriffsrolle zugewiesen ist.
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Klicken Sie auf Anpassen.
Die für diese Rolle und diesen Ordner festgelegten Berechtigungen werden jetzt im Dialogfeld Benutzerdefinierte Berechtigungen von Benutzerdefinierte Berechtigungen für Dokument angezeigt.
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Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Einstellungen zu speichern und die Arbeit fortzusetzen.
Die von Ihnen festgelegten benutzerdefinierten Ordnerberechtigungen werden gespeichert und gelten nun für alle Benutzer mit der jeweiligen Zugriffsrolle.
Anmerkung
Für On-premise Control Center benötigen Sie die Enterprise-Lizenz und Authentifizierung muss aktiviert sein.
Dateien außer Betrieb nehmen
Wenn eine veröffentlichte Etiketten- oder Lösungsdatei während ihres Lebenszyklus nicht mehr benötigt wird, können Sie sie für Nur-Lesen-Benutzer unzugänglich machen, indem Sie die Datei außer Betrieb nehmen. Dadurch wird das Löschen nicht benötigter Dateien aus dem Dokumentenspeicher überflüssig. Mit der Option zur Außerbetriebnahme von Dateien werden die Dateien nur ausgeblendet; sie können erneut in Betrieb genommen und so wieder verfügbar gemacht werden.
Die Außerbetriebnahme/erneute Inbetriebnahme ist nur verfügbar, wenn Sie Workflows (Arbeitsabläufe) und Versionierung aktivieren.
So nehmen Sie Ihre Datei im Dokumentenspeicher außer Betrieb:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um das Kontextmenü anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Außer Betrieb nehmen. Das Bestätigungsfenster wird angezeigt.
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Klicken Sie auf OK, um fortzufahren. Das Bestätigungsfenster wird geöffnet. Geben Sie den Grund ein, aus dem Sie die Datei außer Betrieb nehmen.
Nachdem Sie die Datei außer Betrieb genommen haben, wird das Dateisymbol aktualisiert: . Dieses Symbol zeigt an, dass die Datei für die Nur-Lesen-Benutzer nicht mehr sichtbar ist.
Anmerkung
Datei können selbst dann außer Betrieb genommen werden, wenn sie aktuell nicht veröffentlicht sind. Diese Option steht auch für Dateien zur Verfügung, die sich noch im Genehmigungsprozess befinden oder deren Veröffentlichung zuvor aufgehoben wurde.
Dateien erneut in Betrieb nehmen:
Um außer Betrieb genommene Dateien wieder sichtbar zu machen, verwenden Sie die Option „Erneute Inbetriebnahme“:
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, um das Kontextmenü anzuzeigen, und klicken Sie dann auf Erneute Inbetriebnahme.
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Das Bestätigungsfenster wird geöffnet. Geben Sie den Grund ein, aus dem Sie die Datei erneut in Betrieb nehmen. Die Datei wird für Mitglieder von Zugriffsrollen mit Nur-Lesen-Zugriff wieder sichtbar.
Anmerkung
Sie können die Ereignisse zur Außerbetriebnahme/erneuten Inbetriebnahme sowie ihre Details im Control Center Verlauf anzeigen.
Standardmäßig haben Inhaber der Administrator- und Approver-Zugriffsrollen die Berechtigung, Dateien außer Betrieb zu nehmen. Damit andere Zugriffsrollen die Außerbetriebnahme durchführen können:
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Gehen Sie zu Verwaltung > Zugriffsrollen.
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Wählen Sie die Zugriffsrolle.
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Gehen Sie unter Berechtigungen für diese Rolle zur Registerkarte Dokumente.
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Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Standard-Dokumentberechtigungen > Arbeitsabläufe das Kontrollkästchen Dateien außer Betrieb nehmen/erneut in Betrieb nehmen.
Standardmäßig können nur Inhaber der Administrator-Zugriffsrolle veröffentlichte Dateien aus dem Dokumentenspeicher entfernen. Administratoren können auch jeder anderen Zugriffsrolle erlauben, die veröffentlichten Dateien zu entfernen.
Um der ausgewählten Zugriffsrolle das Recht zur Entfernung von veröffentlichten Dateien aus dem Dokumentenspeicher zu gewähren:
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Gehen Sie zu Verwaltung > Zugriffsrollen.
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Wählen Sie die Zugriffsrolle.
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Wählen Sie unter Berechtigungen für diese Rolle die Registerkarte Dokumente.
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Aktivieren Sie unter Allgemeine Dokumentberechtigungen (alle Ordner) das Kontrollkästchen Veröffentliche Dateien löschen .
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Klicken Sie auf Speichern (oben oder unten auf der Seite), um Ihre Einstellungen zu speichern und die Arbeit fortzusetzen.
Anmerkung
Sie können Ordner löschen, die veröffentlichte Dateien enthalten. Wenn Sie keine Berechtigung haben, die enthaltenen Dateien zu löschen, wird ein Fehlerdialog mit einer Liste von nicht löschbaren Dateien angezeigt.